Rabu, 12 Februari 2025 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Yogyakarta khususnya bidang kearsipan telah melaksanakan entry meeting pendampingan pengelolaan arsip dinamis secara intensif yang diwadahi dalam kegiatan Satuan Tugas Arsip Kota (Sagita). Obyek kegiatan Sagita pada tahun 2025 adalah Dinas Pemadam Kebakaran dan Penyelamatan Kota Yogyakarta dan Kemantren Gondomanan Kota Yogyakarta. Kegiatan ini melibatkan Pejabat Struktural, Tenaga Teknis dan Arsiparis yang telah ditentukan pembagian kelompoknya. Kegiatan entry meeting di Damkarmat Kota Yogyakarta dimulai kurang lebih pukul 08.00 WIB.

Entry meeting untuk kegiatan di Dinas Pemadam Kebakaran dan Penyelamatan Kota Yogyakarta dihadiri oleh Sekretaris Dinas selaku Kepala Unit Kearsipan dan SDM Bidang Kearsipan Damkarmat Kota Yogyakarta, Kepala Bidang Pengelolaan dan Pengembangan Kearsipan DPK Kota Yogyakarta, dan SDM Bidang Kearsipan DPK Kota Yogyakarta, dilaksanakan di Ruang Rapat Dinas Pemadam Kebakaran dan Penyelamatan Kota Yogyakarta; dan untuk kegiatan di Kemantren Gondomanan Kota Yogyakarta dihadiri oleh Mantri Antri Anom, Perwakilan Sekretariat, Jawatan Praja, Jawatan Sosial, Jawatan Umum , Trantib, Kelurahan Prawirodirjan, dan Kelurahan Ngupasan.

Kegiatan Sagita dilatarbelakangi karena pengelolaan arsip di OPD belum dilaksanakan dengan baik, hal ini belum adanya personil khusus yang menangani masalah pengelolaan arsip, belum adanya proses pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, belum tersedianya Sarana Penataan Arsip dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif berupa Record Center. Manfaat dari SAGITA bagi Perangkat Daerah adalah Sumber Daya Manusia dari Perangkat Daerah menjadi lebih tahu dan lebih paham dalam melaksanakan pengelolaan arsip dinamis. Penataan arsip dinamis  dapat  terlaksana, penyusutan arsip dalam hal pemindahan arsip inaktif maupun pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dapat dilakukan dan arsip statis dapat diselamatkan.

Di awal sambutannya, Mantri Pamong Praja Kemantren Gondomanan dan Sekretaris Dinas Pemadam Kebakaran dan Penyelamatan Kota Yogyakarta menyampaikan rasa syukur karena dapat berkumpul bersama. Sekretaris Dinas mewakili Kepala Dinas memohon pamit berhalangan hadir karena bersamaan dengan agenda lain. Beliau selanjutnya mengucapkan selamat datang kepada rekan-rekan dari DPK Kota Yogyakarta. Beliau juga berpesan kepada SDM Kearsipan Damkarmat Kota Yogyakarta untuk dapat menyimak dan mengaplikasikan kegiatan Sagita sehingga pelaksanaan pengelolaan arsip di Dinas Pemadam Kebakaran dan Penyelamatan Kota Yogyakarta dan Kemantren Gondomanan Kota Yogyakarta dapat berjalan lebih baik. Jika pengelolaan arsip dapat dilaksanakan dengan baik, harapannya penemuan kembali (temu balik) arsip dapat dilakukan lebih cepat. Selain itu harapan lain dari kegiatan ini adalah ke depannya dapat dilakukan pemusnahan arsip. Kemudian menyampaikan pula bahwa untuk adanya evaluasi dari tim Sagita khususnya terkait rekomendasi sarana dan prasarana yang representatif. Selain itu kedepannya karena masih ada ruang yang belum difungsikan secara optimal, dapat dijadikan sebagai ruang arsip dan juga perpustakaan.

Acara dilanjutkan dengan penyampaian teknis kegiatan. Di awal penyampaiannya, beliau mengungkapkan bahwa sebelum dimulainya kegiatan Sagita, Dinas Pemadam Kebakaran dan Penyelamatan Kota Yogyakarta & Kemantren Gondomanan Kota Yogyakarta akan membuat pernyataan komitmen bersama. Salah satu poin dalam komitmen tersebut adalah setelah selesainya kegiatan ini , salah satu langkah tindak lanjutnya adalah kegiatan pemusnahan arsip. Oleh karena itu beliau mewakili DPK memohon kesediaan dari Damkarmat untuk menyetujui komitmen bersama tersebut. 

Setelah itu, beliau juga menyampaikan bahwa setelah entry meeting selesai, kegiatan Sagita akan dimulai dengan menyesuaikan ketugasan masing-masing personil DPK sesuai dengan tim yang sudah dibentuk dan dibagi. Beliau selanjutnya memerkenalkan masing-masing tim dan personil dari DPK yang akan mendampingi pengelolaan arsip sesuai sub bagian dan bidang yang ada di Damkarmat Kota Yogyakarta. Sebaliknya, personil-personil dari Darkarmat juga memperkenalkan diri beserta penempatannya di sub bagian maupun bidang yang ada di Dinas Pemadam Kebakaran dan Penyelamatan Kota Yogyakarta & Kemantren Gondomanan Kota Yogyakarta. Terakhir beliau menyampaikan bahwa setelah entry meeting ini selesai, teknis pengelolaan arsip aktif dan inaktif selanjutnya akan dijelaskan oleh tim-tim dari DPK Kota Yogyakarta. [YST][NRT]