Kegiatan Satuan Tugas Arsip Kota Yogyakarta (SAGITA) tahun 2025, diakhiri dengan Close Meeting pada Selasa, 18 Februari 2025.  Close meeting dilaksanakan di dua lokus kegiatan yakni Dinas Pemadam Kebakaran dan Penyelamatan Kota Yogyakarta dan Kemantren Gondomanan Kota Yogyakarta. Di kedua Perangkat Daerah ini telah dilaksanakan kegiatan pendampingan penataan arsip dinamis yang dilakukan oleh tim SAGITA  Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta bersama pengelola arsip di unit pengolah maupun di unit kearsipan selama 5  hari kerja  dimulai pada hari Rabu, 12 Februari 2025 dan berakhir pada hari Selasa, 18 Februari 2025.  Adapun tujuan kegiatan SAGITA adalah untuk mentransfer ilmu dan keterampilan, menularkan semangat dan menumbuhkan kesadaran dalam hal pengelolaan arsip yang lebih baik.

Kegiatan close meeting di  Dinas Pemadam Kebakaran dan Penyelamatan Kota Yogyakarta dipimpin oleh Kepala Dinas Taokhid, S.IP, M.Si. Dalam sambutannya, beliau  mengucapkan terimakasih kepada jajaran DPK Kota Yogyakarta yang telah memilih Dinas Pemadam Kebakaran dan Penyelamatan Kota Yogyakarta sebagai sasaran pendampingan penataan arsip melalui kegiatan SAGITA. Dengan kegiatan SAGITA, arsip aktif dan arsip inaktif masing-masing unit pengolah dan unit kearsipan dapat tertata dan terdaftar. Sesuai komitmen yang telah disepakati bersama, Dinas Pemadam Kebakaran dan Penyelamatan Kota Yogyakarta akan melanjutkan   pengelolaan  arsip dinamis sampai pada tahap penyusutan.  Sementara itu Kepala Bidang Pengelolaan dan Pengembangan Kearsipan Tedi Saparian, S.E.,  sebagai wakil dari DPK Kota Yogyakarta berharap agar ilmu pengelolaan arsip dinamis yang sudah di transfer oleh arsiparis dapat dilanjutkan oleh para pengelola arsip sehingga penataan arsip tidak hanya berhenti pada kegiatan SAGITA.

Di Kemantren Gondomanan, close meeting dipimpin oleh Mantri Pamong Praja Kemantren Gondomanan Cahya Wijayanto, S.Sos., dan dihadiri oleh Mantri Anom selaku kepala Unit Kearsipan, dan perwakilan dari masing-masing Unit Pengolah (jawatan dan kelurahan). Dari    DPK Kota Yogyakarta diwakili oleh Kepala Bidang Perlindungan Penyelamatan Pembinaan Data dan Sistem Informasi Kearsipan Gatot Sudarmono, S.H., beserta seluruh tim SAGITA di Kemantren Gondomanan. Dalam sambutannya MPP Kemantren Gondomanan menyampaikan ucapan terima kasih dan apresiasi kepada jajaran DPK Kota Yogyakarta yang telah memberikan layanan premium dalam pendampingan pengelolaan arsip melalui tim SAGITA. Harapannya setelah dilaksanakan SAGITA, peringkat Kemantren Gondomanan dalam pengawasan kearsipan internal semakin baik, dan nilai LAKI meningkat. Sementara itu Kepala Bidang Perlindungan Penyelamatan Pembinaan Data dan Sistem Informasi Kearsipan Gatot Sudarmono, SH menyampaikan bahwa kegiatan SAGITA yang hanya dilaksanakan selama 5 hari kerja hanya sebagai contoh, untuk selanjutnya pengelola arsip Kemantren Gondomanan agar melanjutkan, dan apabila masih diperlukan pendampingan lanjutan, akan dilaksanakan oleh arsiparis pendamping. Belau berpesan agar Records Center yang sudah ada untuk digunakan semestinya, hanya untuk menyimpan arsip inaktif yang sudah ada daftarnya. Records center agar ditambahkan rak arsip dan kelengkapan lainnya. Untuk penyimpanan arsip aktif yang ada di Unit Pengolah (Jawatan) agar diupayakan filling cabinet.

Kendala dalam kegiatan ini yaitu keterbatasan waktu, Sumber Daya Manusia dan keterbatasan sarana prasarana di lokasi.

Hasil dari kegiatan SAGITA  berupa  daftar arsip aktif, daftar arsip inaktif, dan Berita Acara  pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan.  Direkomendasikan  pada tahun 2025 ini dapat dilanjutkan dengan pemusnahan arsip tidak bernilai guna dan penyerahan arsip potensi statis ke LKD. [sp] [wid]