Masih di awal tahun 2025 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta telah menyelenggarakan pertemuan Forum Komunikasi Kearsipan (FKK), tepatnya di tanggal 4 Februari 2025 di Grha Pandawa, Balaikota Yogyakarta. FKK di selenggarakan sebagai wadah komunikasi bagi pengelola arsip atau pimpinan unit kearsipan di Perangkat Daerah/Unit Kerja untuk sharing permasalahan dan issue hangat dalam penyelenggaraan kearsipan. FKK juga dilaksanakan dengan tujuan sebagai langkah awal dalam persiapan pelaksanaan Pengawasan Kearsipan Internal di Pemerintah Kota Yogyakarta. FKK dihadiri oleh 154 Perangkat Daerah/Unit Kerja yang terdiri dari Badan, Dinas, Bagian, Lembaga Teknis Daerah, Kemantren, Kelurahan, Puskesmas dan SMP di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. 

FKK kali ini mengambil tema “Perencanaan Pengelolaan Kearsipan Tahun 2025 dan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA)”. Seperti yang diamanatkan dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 tahun 2017 tentang Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA), yang menyatakan bahwa dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan kearsipan yang mampu mendukung program reformasi birokrasi, maka diperlukan peningkatan mutu penyelenggaraan kearsipan, dan dalam rangka membangun tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis, terpercaya, akuntabel dan transparan di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta, perlu membentuk suatu Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip. Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip wajib dilaksanakan karena merupakan salah satu indikator penilaian kearsipan eksternal.

Penyelenggaraan FKK di awali dengan sambutan dari Staf Ahli Bidang Perekonomian dan Pembangunan Sekretariat Daerah Kota Yogyakarta, PATRICIA HENY DIAN ANITASARI, S.H., M.Hum. Dalam sambutannya beliau menyampaikan bahwa arsiparis dan pengelola arsip harus bersemangat dalam menjaga komitmen untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang baik. Bersamaan dengan sambutan, beliau juga mengawali penandatanganan komitmen bersama GNSTA di Pemerintah Kota Yogyakarta, yang selanjutnya diikuti oleh peserta FKK dari seluruh perangkat daerah di Pemerintah Kota Yogyakarta, sebagai bentuk pencanangan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) di Pemerintah Kota Yogyakarta. 

Penyampaian materi Perencanaan Pengelolaan Kearsipan Tahun 2025 dan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) disampaikan oleh narasumber dari Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada yakni Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, SE, MM. Materi perencanaan pengelolaan arsip diberikan untuk memberikan pemahaman kepada Perangkat Daerah/Unit Kerja terkait lingkup dan komponen pengelolaan arsip, tujuan pengelolaan arsip, keterlibatan Teknologi Informasi dalam pengelolaan arsip dan manfaat yang ada jika pengelolaan arsip dilakukan dengan baik. Penyampaian GNSTA dilaksanakan untuk memberikan pemahaman akan arti penting arsip bagi organisasi dan layanan publik serta sebagai memori kolektif bangsa.

Penyampaian materi selanjutnya dari Kepala Bidang Penyelamatan, Perlindungan, Pembinaan dan Data Sistem Informasi Kearsipan terkait dengan Sosialisasi Peraturan-peraturan Wali Kota Yogyakarta tentang Kearsipan. Pemerintah Kota Yogyakarta telah memiliki Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan yakni Peraturan Daerah Nomor 3 Tahun 2017, dan petunjuk pelaksanaannya di turunkan ke dalam peraturan wali kota yakni dari pedoman pengelolaan arsip aktif, inaktif, statis, penyusutan, alih media arsip, pembinaan kearsipan, Jadwal Retensi Arsip dan lain sebagainya. Hal ini perlu disampaikan kepada Perangkat Daerah/Unit Kerja bahwa dalam melaksanakan pengelolaan arsip sudah ada acuannya dan harus berpedoman pada peraturan daerah ataupun peraturan wali kota yang telah dibuat.

Dengan penyelenggaran FKK, diharapkan dapat mendorong dan memberikan dukungan dalam peningkatan pengelolaan arsip di Perangkat Daerah/Unit Kerja sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan, sehingga dapat memberikan manfaat dengan menjamin ketersediaan arsip ataupun informasi untuk kepentingan pelaksanaan tugas pokok masing-masing Perangkat Daerah/Unit Kerja. [Tri]