Pada umumnya kegiatan pengelolaan kearsipan dinamis di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta telah dilaksanakan dengan baik dan benar, bahkan beberapa perangkat daerah / unit kerja sudah melaksanakan kegiatan penyusutan arsip, baik berupa pemindahan arsip, pemusnahan arsip dan penyerahan arsip, meskipun demikian tidak dapat dipungkiri ada juga beberapa perangkat daerah / unit kerja yang masih membutuhkan perhatian dalam pelaksanaaan pengelolaan kearsipannya.  Oleh karena itu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta sebagai Lembaga Kearsipan Daerah Kota Yogyakarta, di awal tahun 2025 ini, gas poll untuk melaksanakan kegiatan pendampingan, pendataan dan akuisisi arsip yang berpotensi statis pada 50 (lima puluh) Perangkat Daerah/unit kerja, BUMD dan 13 (tiga belas) Sekolah Menengah Pertama (SMP) Negeri di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta, yang dilaksanakan dari tanggal 20 Januari sampai dengan 11 Februari 2025 sesuai jadwal yang telah ditentukan.

Kegiatan ini sesuai dengan amanah Peraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 3 Tahun 2017 tentang Penyelenggaraan Kearsipan, dan Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 30 Tahun 2017 tentang Pedoman Pembinaan Kearsipan, serta Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 92 Tahun 2020 tentang Perubahan atas Peraturan Walikota Nomor 96 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Aktif dan Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 48 Tahun 2017 tentang pedoman pengelolaan arsip inaktif di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. Sesuai dengan tugas pokok dan fungsi sebagai pembina dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan di lingkungan Perangkat Daerah/Unit Kerja, Organisasi Politik/Organisasi Kemasyarakatan/Organisasi Sosial, BUMD, Lembaga Pendidikan, Perusahaan Swasta, dan Perseorangan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta juga memiliki kewajiban untuk menyelamatkan dan mengelola arsip statis, yaitu arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan di  permanenkan,  yang telah  di verifikasi baik secara langsung maupun secara tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI ) atau Lembaga Kearsipan ( pasal 1 butir 7 UU No.43/2009). Kegiatan pendampingan, pendataan dan akuisisi arsip berpotensi statis ini dilaksanakan oleh pejabat struktural dan tenaga teknis di bidang kearsipan serta pejabat fungsional Arsiparis yang berada pada Lembaga Kearsipan 
Daerah Kota Yogyakarta yang terbagi menjadi 7 (tujuh) kelompok sesuai dengan binaan dan pengampunya masing-masing berdasarkan Surat Keputusan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta Nomor : 100.3.3/01/KPTS/DPK/2025 tertanggal 2 Januari 2025, sedangkan arsip yang berpotensi statis yang akan diserahkan kepada lembaga kearsipan daerah diantaranya adalah arsip-arsip keuangan mengenai Renstra, LAKIP, sejarah kelembagaan, dan arsip bentuk khusus seperti gambar peta/kartografi, arsip foto, dan arsip 
mengenai kejadian luar biasa seperti arsip tentang wabah covid.  Senyampang dengan kegiatan tersebut, juga dilakukan persiapan penataan kearsipan dalam rangka menghadapi 
kegiatan pengawasan kearsipan internal yang akan dilaksanakan pada bulan April sampai dengan bulan Juni 2025, yaitu dengan memperbaharui Surat Keputusan dan Surat perintah kepada Petugas Pengelola Kearsipan pada masing-masing perangkat daerah/unit kerja, mengadakan penataan arsip aktif dan arsip inaktif, termasuk mendata arsip vital, dan menyiapkan arsip-arsip yang berpotensi statis untuk dilakukan penyerahan kepada lembaga kearsipan daerah. 

Sekretaris Dinas Pekerjaan Umum Perumahan dan Kawasan Permukiman (DPUPKP) Kota Yogyakarta, Erna Susanti, SE memberikan sambutan dan arahan kepada petugas pengelola kearsipan didampingi Tim Pendampingan dan Pendataan Kearsipan dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta