Penjabat Wali Kota Yogyakarta, Ir. Sugeng Purwanto, M.M.A., beserta Rombongan yang terdiri dari Inspektur Inspektorat Kota Yogyakarta Ibu Fitri Paulina Andriani, ST, Kepala Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kota Yogyakarta Ibu Endah Dwi Dinyastuti, SE, MM, Staf dari Bagian Hukum, Pejabat Struktural di Bidang Kearsipan dan Arsiparis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta, beserta perangkat daerah yang terkait lainnya, menyaksikan langsung kegiatan pemusnahan berkas fisik arsip musnah yang telah sesuai dengan prosedur kearsipan, di UD. Samak Jaya Karton, beralamat di Jl. Meduro, Bojong, Mungkid, Magelang, Jawa Tengah, yang merupakan salah satu perusahaan manufaktur jasa yang bergerak di bidang pemusnahan kertas yang selanjutnya di daur ulang kembali menjadi bahan setengah jadi berupa kertas lembaran karton.

Kegiatan Pemusnahan berkas fisik arsip ini dalam rangka untuk efisiensi dan efektivitas pengelolaan kearsipan dinamis yang telah dilaksanakan pada pencipta arsip yaitu arsip inaktif Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kota Yogyakarta yang merupakan arsip inaktif yang telah melewati masa retensinya dan sudah tidak memiliki nilai guna sekunder. Pemusnahan arsip ini berpedoman pada Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 88 Tahun 2017 tentang Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta, serta mengalami suatu proses kegiatan yang cukup lama, diawali dengan penyeleksian arsip inaktif yang sudah melewati JRA dan nilai guna sekunder yang berada di records center Bagian Umum dan Protokol, kemudian dibentuk Panitia Penilai Arsip (PPA) pada pencipta arsip yang anggotanya selain dari pencipta arsip juga melibat lembaga pengawasan dan lembaga hukum serta fungsional Arsiparis pendamping dari Lembaga Kearsipan Daerah Kota Yogyakarta, dilanjutkan dengan pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah, dan dilakukan kegiatan penilaian arsip oleh Panitia Penilai Arsip (PPA), setelah selesai dilakukan penilaian dibuatkan Surat Pertimbangan Panitia Penilai Arsip, tahap selanjutnya adalah dengan pengajuan Permohonan Pemusnahan Arsip kepada Pj. Wali Kota, Lembaga Lembaga Kearsipan Daerah berdasarkan surat permohonan tersebut membentuk Tim Panitia Penilai Arsip di tingkat LKD, dan melakukan penilaian (verifikasi) lagi dengan penuh kehati-hatian selain menggunakan JRA juga menggunakan Nilai Guna Sekunder, dan pada akhirnya ditetapkan Surat Persetujuan Wali Kota, sehingga pada tahap akhir dengan melaksanakan proses pemusnahan arsip.

Foto bersama Penjabat Wali Kota Yogyakarta dengan Inspektur Inspektorat Kota Yogyakarta, Kepala Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kota Yogyakarta, Pejabat Struktural Bidang Kearsipan dan Fungsional Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta beserta Pimpinan UD. Samak Jaya Karton Mungkid Magelang Jawa Tengah

Arsip yang dimusnahkan pada Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kota Yogyakarta sejumlah 228 nomor berkas, dari tahun 1994 sampai dengan tahun 2015, lebih lanjut Penjabat Wali Kota Yogyakarta menyampaikan penghargaan dan apresiasi terhadap kinerja kearsipan yang telah dilaksanakan serta ucapan terima kasih atas dukungan dan kerja sama yang telah terjalin selama ini terutama dengan lembaga kearsipan daerah yang juga telah berperan memberikan bantuan dan bimbingan sehingga terlaksananya kegiatan pemusnahan arsip sesuai dengan prosedur kearsipan, kegiatan ini diharapkan menjadi langkah awal untuk mendorong pengelolaan kearsipan yang lebih efektif, terstruktur, dan sesuai dengan ketentuan kaidah kearsipan yang berlaku. [IR]