Lembaga Kearsipan Daerah Kota Yogyakarta dalam hal ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta, berdasarkan amanah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada Pasal 60 ayat (3) menguraikan bahwa dalam rangka penyelamatan terhadap arsip yang dicari keberadaannya, lembaga kearsipan daerah wajib membuat Daftar Pencarian Arsip (DPA) yang memiliki nilai guna arsip kesejarahan, dan diumumkan kepada publik, sehingga diharapkan arsip statis tersebut dapat diselamatkan dan dilestarikan sebagai Memori Kolektif Bangsa, dapat digunakan dan dimanfaatkan untuk kepentingan negara, pemerintahan, pembangunan, kemasyarakatan, penelitian ilmu pengetahuan dan kemaslahatan kelangsungan kehidupan berbangsa dan bernegara.