Sebanyak 50 Perangkat Daerah/Unit Kerja di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta hadir dalam acara Forum Komunikasi Kearsipan (FKK) dengan tema “Evaluasi Pengawasan Kearsipan Internal dan Penyerahan Penghargaan” yang diselenggarakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta bertempat di Grha Pandawa Balaikota Yogyakarta, pada Kamis, 5 September 2024.

Acara FKK diawali dengan laporan penyelenggaraan kegiatan oleh Afia Rosdiana, M.Pd., selaku Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Yogyakarta, dilanjutkan dengan pengumuman hasil kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2024, serta sambutan oleh Ir. Sugeng Purnomo, M.M.A., selaku Penjabat Wali Kota Yogyakarta. Dalam sambutannya Ir. Sugeng Purnomo, M.M.A., menyampaikan bahwa arsip harus ditangani secara terpadu, sistematis, komprehensif, dan berkesinambungan sehingga pengelolaan arsip menjadi baik.

Penyerahan piagam dan Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI) diberikan langsung oleh Ir. Sugeng Purwanto selaku Pj. Wali Kota Yogyakarta kepada 5 Perangkat Daerah terbaik, di antaranya adalah:

1.     Inspektorat Kota Yogyakarta dengan nilai 91,13 (AA, Sangat Memuaskan)

2.     Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Yogyakarta 91,11 (AA, Sangat Memuaskan)

3.     Kemantren Ngampilan Kota Yogyakarta 90,69  (AA, Sangat Memuaskan)

4.     Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Yogyakarta 90,67 (AA, Sangat Memuaskan)

5.     Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kota Yogyakarta 90,63 (AA, Sangat Memuaskan)

Apresiasi penghargaan yang diberikan kepada perangkat daerah bukan uang pembinaan, tetapi berupa sarana pendukung kegiatan kearsipan bagi perangkat daerah, yaitu personal computer, filing cabinet, dan rak arsip. Penyerahan penghargaan kearsipan ini, sebagai bentuk hasil dari Pengawasan Kearsipan Internal yang telah dilaksanakan dari bulan Maret – Mei 2014. Pengawasan kearsipan internal dimulai dengan mengirimkan formulir instrumen pengawasan kepada 50 perangkat daerah/unit kerja, dilanjutkan dengan pengecekkan antara hasil formulir instrumen dengan bukti dukung yang dikirimkan, kemudian pelaksanaan verifikasi langsung di perangkat daerah, Penyusunan Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS), dilanjutkan pengiriman RHAS ke perangkat daerah dan perbaikan RHAS dengan melampirkan bukti – bukti kinerja dari perangkat daerah, dan Penyusunan Laporan Audit Kinerja Kearsipan (LAKI).

Pada penyelenggaran Forum Komunikasi Kearsipan kali ini, menghadirkan Narasumber di antaranya:

1.     Amrizal Arif Rakhmadi, S.ST., M.T. (Praktisi Keamanan TI)

Materi: Pengamanan Database Arsip Elektronik pada Aplikasi/SIM

2.     Erik Hadi Saputra, S.Kom., M.Eng. (Motivator)

Materi: Motivasi Kinerja bagi SDM Kearsipan dalam Pelayanan Publik

3.     Tri Umi Setyawati, S.S.T.Ars.

Materi: Pengawasan Kearsipan Internal Pemerintah Kota Yogyakarta

Harapannya, setelah kegiatan Evaluasi Pengawasan Kearsipan Internal dan Penyerahan Penghargaan ini, dapat memotivasi seluruh perangkat daerah di Pemerintah Kota Yogyakarta untuk mengelola arsipnya dengan baik dan sesuai dengan kaidah dan perundang-undagan yang berlaku. (at)