Pada Selasa, 23 Juli 2024, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta menyelenggarakan Workshop Penyusunan Daftar Pencarian Arsip (DPA) di Hotel Royal Darmo Malioboro, Yogyakarta. Kegiatan workshop dibuka langsung oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta, Afia Rosdiana, M.Pd. Dalam sambutannya beliau menyampaikan bahwa harapannya yang kita lakukan ada manfaatnya yaitu layanan arsip kepada masyarakat. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta harus berpikir apa yang diperoleh/dikerjakan bisa memberikan dampak/manfaat untuk orang lain.
Ketua koordinator penyusunan daftar pencarian arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta, Irwan Ismail, S.H. (Arsiparis Ahli Madya), sebagai moderator dalam Workshop Penyusunan Daftar Pencarian Arsip (DPA) menyampaikan pengantar mengenai upaya penyusunan daftar pencarian arsip yang selama ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta lakukan mulai dari proses penyusunan hingga pengumuman daftar pencarian arsip melalui sosial media laman/website dan Instagram.

Narasumber pertama pada workshop ini yaitu Arsiparis Ahli Madya Arsip Nasional Republik Indonesia selaku Ketua Tim Akuisisi Arsip Ormas, Orpol, Perorangan dan Wawancara Sejarah Lisan, Dra. Endang Radiyani, M.Hum., yang menyampaikan materi mengenai penyusunan dan pengumuman daftar penyampaian arsip. Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2012 menjelaskan bahwa daftar pencarian arsip adalah daftar yang berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Lembaga Kearsipan serta diumumkan kepada publik. Dra Endang Radiyani, M.Hum., menjelaskan mengenai tahapan penyusunan dan pengumuman DPA yang meliputi : 
a.    Persiapan Penyusunan DPA
Terdiri dari pembentukan tim penyusun DPA yang memiliki latar belakang dan kompetensi dalam bidang teknis terkait (peneliti, sejarawan dan arsiparis), prinsip penyusunan DPA dan kategori arsip yang masuk DPA.
b.    Prosedur Pembuatan DPA
Terdiri dari pembentukan tim (Lembaga kearsipan, pencipta arsip, lembaga negara dan pihak terkait), analisis konteks pengelolaan arsip, konfirmasi lembaga kearsipan kepada pencipta arsip dan pembuatan DPA
c.    Pengumuman DPA
Terdiri dari pihak yang mengumumkan, tujuan, metode, tempat dan waktu

Narasumber kedua wokshop ini yaitu Arsiparis Ahli Muda Arsip Nasional Republik Indonesia, Yosep Nusantara Danang Saputra, S.H., yang menyampaikan materi mengenai Imbalan Penyerahan Arsip Statis. Imbalan adalah balas jasa dalan bentuk tertentu dari pemerintah kepada masyarakat yang menyerahkan arsip statis yang dimiliki atau dikuasai kepada Lembaga Kearsipan melalui perundingan. Pemberian imbalan penyerahan arsip statis dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan. Beliau juga menjelaskan bahwa kriteria pemberian imbalan yaitu arsip yang diserahkan harus masuk dalam kategori DPA yang ditetapkan pimpinan Lembaga Kearsipan dan arsip yang diserahkan harus autentik, utuh dan terpercaya berdasar uji laboratorium. Pengujian oleh tim penyusun DPA dan ahli bidang forensik, kimia serta teknologi informasi. Proses pengujian meliputi:
a.    Verifikasi fisik dan informasi
b.    Pengujian autensitas, keutuhan, reliabilitas, dan nilai instrinsik arsip.

Setelah pemaparan materi oleh dua narasumber, dilakukan sesi diskusi dan tanya jawab. Pada sesi ini, antusias dari peserta workshop sangat tinggi yang bertanya lebih lanjut mengenai berbagai hal yang berkaitan dengan proses penyusunan daftar pencarian arsip hingga permasalahan/kendala dalam proses penentuan penyusunan daftar pencarian arsip serta jangka waktu pengumuman DPA dan nasib akhir jika arsip yang dicari belum ada tindak lanjut/belum ditemukan.
Harapannya melalui kegiatan Workshop Penyusunan Daftar Pencarian Arsip (DPA), Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta sebagai Lembaga Kearsipan Daerah menjadi lebih maksimal dalam penyusunan daftar pencarian arsip. Selain itu agar dapat mengajak peran serta masyarakat untuk menyerahkan arsip tersebut sehingga arsip yang ada di DPA dapat dikelola dengan lebih baik di LKD dan dapat untuk dilayankan kepada masyarakat sesuai dengan sifat arsip tersebut terbuka/tertutup. - Ctr -