Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta bekerja sama dengan Badan Kepegawaian dan  Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Yogyakarta menyelenggarakan Bimbingan Teknis Peningkatan Kompetensi Sumber Daya Manusia Pengelola Arsip Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta selama 2 (dua) hari pada Rabu, 26 Juni s.d. 27 Juni 2024 yang bertempat di Hotel Abadi Jalan Pasar Kembang No. 49, Sosromenduran, Gedongtengen, Kota Yogyakarta. 

Acara Bimtek ini dibuka oleh Sekretaris Badan Kepegawaian dan Pendidikan Sumber Daya Manusia Kota Yogyakarta, Fatma Rosyati, S.I.P., M.I.P., mewaliki sambutan dari Kepala Badan Kepegawaian dan Pendidikan Sumber Daya Manusia Kota Yogyakarta, Dedi Budiono, M.Pd., mengutip dari kalimat mantan Menteri Sekretaris Negara Republik Indonesia, Letjen TNI (Purn) Moerdiono “Tanpa arsip suatu Bangsa akan menjadi Syndrome Amnesia Collective dan akan terperangkap dalam kekinian yang penuh dengan ketidakpastian”. Bahwa sebagaimana yang diamanatkan Undang Undang Nomor 20 Tahun 2023 tentang ASN bahwa ASN mempunyai fungsi yaitu sebagai pelayan publik, pelaksana kebijakan publik dan pemersatu bangsa. Dalam rangka menerapkan fungsi-fungsi ASN tersebut, BKPSDM Kota Yogyakarta berupaya meningkatkan kompetensi ASN, agar fungsi-fungsi di atas berfungsi optimal yang arahnya pada pengembangan kompetensi. Hal tersebut sesuai Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2023 tentang ASN pasal 49 ayat 1 disebutkan bahwa setiap ASN wajib melakukan pengembangan kompetensi melalui pembelajaran secara terus-menerus agar tetap relevan dengan tuntutan organisasi. Menindaklanjuti hal tersebut, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan bekerja sama dengan Badan Kepegawaian dan Pendidikan Sumber Daya Manusia Kota Yogyakarta menyelenggarakan Bimtek Peningkatan Kompetensi Sumber Daya Manusia Pengelolaan Arsip Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta

Setelah sambutan Sekretaris Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Yogyakarta, kegiatan dilanjutkan dengan foto bersama. Acara selanjutnya arahan dari Kepala Bidang Peningkatan Kompetensi SDM, Wuri Widayati, S.H., M.P.A., menyampaikan harapannya semua pegawai Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta dapat melaksanakan pengelolaan arsip secara baik dan benar. Jogja Learning Wallet adalah inovasi baru yang dikembangkan oleh BKPSDM Kota Yogyakarta bekerja sama dengan Diskominfosan Kota Yogyakarta sebagai fasilitas pendidikan atau pelatihan untuk pegawai Pemerintah Kota Yogyakarta. Melalui Jogja Learning Wallet ini, pegawai Pemerintah Kota Yogyakarta dapat membelanjakan pelatihan yang diinginkan dengan saldo yang ditentukan oleh BKPSDM Kota Yogyakarta. Pegawai Pemerintah Kota Yogyakarta yang mendapatkan saldo sebesar 500.000, BKPSDM Kota Yogyakarta akan menawarkan kepelatihan yang bersifat klasikal atau daring (dalam jaringan). Harapannya di tahun 2025 nanti Jogja Learning Wallet bisa digunakan oleh pegawai Pemerintah Kota Yogyakarta.

Ada 7 (tujuh) pemateri pada Bimtek Peningkatan Kompetensi SDM Pengelola Arsip Perangkat Daerah, di hari pertama pada hari Rabu 26 Juni 2024 pemateri pertama yaitu Nunuk Dwi Hastuti, S.SS, M.Acc., selaku Arsiparis Ahli Madya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta menyampaikan materi tentang Kebijakan Kearsipan yang ada di Pemerintah Kota Yogyakarta sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Materi selanjutnya disampaikan oleh Sapto Wasono, S.S.T.Ars., selaku Arsiparis Penyelia Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta terkait Pemberkasan Arsip Aktif Beliau menyampaikan mulai dari proses pemberkasan arsip aktif yang ada di Perangkat Daerah, dan sarana dan prasarana yang harus digunakan dalam kegiatan pemberkasan arsip aktif. Setelah materi disampaikan, peserta Bimtek mempraktikan pemberkasan arsip aktif yang diinstrukturi oleh Sekar Widya S (Tenaga Teknis Arsip), Ainun Munjiah (Tenaga Teknis Arsip), Mildhani Fikri N (Arsiparis Terampil), Nunung Listanti N (Arsiparis Terampil), Citra Ningrum (Arsiparis Terampil), Pingky Dian P (Arsiparis Terampil), dan Zaky Achmad B (Arsiparis Terampil).

Materi ketiga membahas Penataan Arsip Inaktif yang disampaikan oleh Irwan Ismail, S.H., selaku Arsiparis Ahli Madya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta, beliau menyampaikan materi proses penataan arsip inaktif dari arsip inaktif yang teratur dan arsip inaktif yang tidak teratur. Sarana dan prasarana dalam penataan arsip inaktif diantaranya Record Center, Boks Arsip, Kartu Deskripsi, Sabuk Arsip dan Rak Arsip yang ada di Record Center. Setelah pemateri memberikan teori terkait penataan arsip inaktif, dilanjutkan praktik penataan arsip inaktif yang diinstrukturi oleh, Lastini (Arsiparis Penyelia), Fahrum Indriyarti (Pengolah Data dan Informasi), Indah Cahyaningtyas (Pengolah Data dan Informasi), Istri Lina (Arsiparis Terampil), Nurul Hakim (Arsiparis Terampil), Herdhanu Faris R (Arsiparis Terampil), dan Alfian Rabani (Arsiparis Ahli Pertama).

Materi yang disampaikan di hari berikutnya oleh Sri Supartiyati, S.I.P. selaku Arsiparis Penyelia Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta, beliau menyampaikan materi terkait Pengelolaan Arsip Vital yang berada di Perangkat Daerah. Pentingnya pengelolaan arsip vital dalam keberlangsungan dari sebuah organisasi,  karena keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Materi kelima membahas tentang Penyusutan Arsip yang disampaikan oleh Suminarti, S.I.P. selaku Arsiparis Ahli Madya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. Dalam penyampaian materinya, ibu Suminarti menjelaskan penyusutan arsip memiliki 3 (tiga) kegiatan, diantaranya yang pertama Pemindahan Arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, Penyerahan Arsip Statis yang memiliki nilai guna sekunder atau kesejarahan dan telah melewati retensi arsip dan berketerangan permanen, dan Pemusnahan Arsip yang telah melewati retensi arsip dan berketerangan musnah. Setelah materi disampaikan, dilanjutkan  praktik proses penyusutan arsip yang diinstrukturi oleh Purwanto (Arsiparis Ahli Muda), Sugeng Purnomo (Arsiparis Penyelia), Wima Narulita (Arsiparis Mahir), Astuti Ika Marta (Arsiparis Penyelia), Haeriah (Arsiparis Penyelia), Yasinta Putri H (Arsiparis Ahli Pertama), M. Dedik Zakaria (Arsiparis Penyelia), dan Kamal Mursyid (Tenaga Teknis Arsip).

Materi keenam diberikan oleh Tri Umi Setyowati, S.S.T.Ars., selaku Arsiparis Ahli Madya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta yang menyampaikan terkait aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi). Dalam materinya aplikasi SRIKANDI diluncurkan pada tanggal 27 Oktober 2020 dan dikembangkan oleh Kementerian PAN RB, Kementerian Kominfo, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), dan Badan Siber dan Sandi Negara yang masing-masing mempunyai peran dalam pengembangan aplikasi SRIKANDI. Dasar hukum Pelaksanaan SRIKANDI diantaranya Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis yang menetapkan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) sebagai aplikasi umum Bidang Kearsipan Dinamis dan berlaku secara Nasional. Dalam pelaksanaannya, aplikasi SRIKANDI Versi 3 telah diimplementasikan di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta, diantaranya pendistribusian surat keluar dan penerimaan surat masuk. Tujuan dari aplikasi SRIKANDI untuk memudahkan dalam membuat naskah dan proses pengiriman surat keluar, menerima serta menjadwalkan naskah yang telah diterima sehingga dapat mendisposisikan naskah yang diterima.

Materi terakhir yang disampaikan oleh Bunda Cinta yaitu terkait Motivasi Kinerja SDM Kearsipan, beliau menyampaikan dalam suatu pekerjaan harus kita syukuri,  karena dari sekian banyak orang yang mengharapkan posisi kita yang telah mendapatkan pekerjaan, dan lebih baik lelah karena bekerja, bukan lelah mencari pekerjaan.

Bimbingan Teknis Peningkatan SDM Pengelola Arsip Perangkat Daerah memberikan ilmu yang berfokus dengan pengelolaan arsip, dari Kebijakan Kearsipan, Pemberkasan Arsip Aktif, Penataan Arsip Inaktif, Pengelolaan Arsip Vital, Penyusutan Arsip, Aplikasi SRIKANDI (Sistem Informas Kearsipan Dinamis Teritegrasi), dan Motivasi Kinerja SDM Kearsipan. Setelah pelaksanaan Bimbingan Teknis Peningkatan SDM Pengelola Arsip Perangkat Daerah diharapkan Pengelola Arsip mengimplementasikan ilmunya yang didapat pada Bimbingan Teknis Peningkatan SDM Pengelola Arsip Perangkat Daerah dengan baik dan benar serta memperkuat karakter pengelola arsip di setiap Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. - Mldn -