Selasa 11 Juni 2024 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta menyelenggarakan Focus Group Discussion (FGD) Penyusunan SOP Layanan Arsip Tertutup yang bertempat di Hotel Abadi Jalan Pasar Kembang No. 49 Yogyakarta. Kegiatan FGD dibuka oleh Plt. Asisten Administrasi Umum, Dedi Budiono, M.Pd. Dalam sambutannya Plt. Asisten Administrasi Umum menyampaikan rasa terimakasihnya terhadap stakeholder dan tamu yang sudah hadir dalam acara FGD termasuk dua narasumber dari ANRI. Kata akuntabilitas, sinergisitas, dan kemakmuran menjadi pembahasan yang menarik terkait dengan kearsipan. Akuntabilitas kuncinya satu, yaitu ketika seseorang sudah mempunyai integritas yang baik maka sudah selesai. Plt. Asisten Administrasi Umum berharap melalui kegiatan FGD ini akan tercapai pemahaman yang sama sebagai bentuk sinergitas. Beliau mengutip quotes, “Orang pintar itu bukan karna dipintarkan orang lain, tapi karena ia memintarkan diri sendiri, memiliki kemauan untuk belajar.” 

Setelah sambutan Plt. Asisten Administrasi Umum kegiatan dilanjutkan dengan Foto Bersama da coffe break. Memasuki sesi selanjutnya yaitu pembahasan mengenai Penyusunan SOP Layanan Arsip Tertutup yang dipandu oleh moderator Nunuk Dwi Hastuti, S.S., M.Acc selaku Arsiparis Ahli Madya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. Untuk penyampaian materi yang pertama yaitu oleh Retno Wulandari sebagai narasumber dari ANRI, beliau menyampaikan materi terkait aturan main akses arsip tertutup yang sesuai dengan mandat yang ada dalam UU Nomor 43 Tahun 2009 tetnang Kearsipan dan UU No 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta sebagai Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) diharapkan untuk menyediakan informasi (arsip) ke publik mulai dari kegiatan penyusutan dan terkhusus penyerahan arsip statis, tentunya tidak semua informasi di share ke publik adapun informasi yang dikecualikan yang mana harus ditetapkan oleh pencipta arsip. Pencipta arsip selain bisa membatasi informasi juga bisa menutup informasi berdasarkan pertimbangan :
1)    Menghambat proses penegakan hukum
2)    Mengganggu kepentingan pelindungan atas HAKI
3)    Membahayakan pertahanan dan keamanan negara
4)    Mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang dilindungi kerahasiaannya
5)    Merugikan ketahanan ekonomi nasional
6)    Merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri
7)    Mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi
8)    Mengungkapkan rahasia dan data pribadi
9)    Mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang dirahasiakan

Materi selanjutnya disampaikan oleh Drs. Sutarwinarmo, M.Hum., dengan judul materi Penyusunan SOP Ketertutupan Arsip Statis terkait pengertian arsip dan bedanya dengan informasi, disampaikan juga latar belakang disusunnya SOP akses layanan arsip tertutup. Selain itu, beliau menceritakan kasus pembunuhan John F. Kennedy yang terbunuh pada tahun 1963. Arsip-arsip dan semua dokumen penyelidikan ini mula-mula bersifat tertutup tetapi karena telah melewati batas waktu keterbukaan arsip, maka senat USA memerintahkan supaya arsipnya dibuka, kini telah dirilis dan bisa diakses publik. Diskusi ditutup oleh moderator, Nunuk DHS, disampaikan bahwa hasil kesepakatan FGD kali ini akan menjadi masukan bagi DPK Kota Yogyakarta dalam menyusun SOP Akses Layanan Arsip Tertutup. Akan dilakukan kajian dan diskusi internal berkaitan dengan masukan dan perubahan pada beberapa bagian. Dokumen yang berkaitan dengan penyusunan ini, yaitu:
-    Daftar arsip tertutup (akan dilakukan pengolahan arsip hasil akuisisi dari OPD di Pemkot Yogyakarta, mencermati apakah ada arsip yang berpotensi masuk ke arsip yang tertutup)
-    Berita Acara Daftar Arsip Tertutup
-    Ketentuan prinsip keterbukaan arsip tertutup
-    Formulir akses bagi pengguna baik secara langsung maupun tidak langsung