Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) di lingkungan pemerintah Kota Yogyakarta adalah kegiatan rutin yang dilaksanakan setiap tahun sebagai bentuk pengawasan terhadap penyelenggaraan kearsipan di setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Kota Yogyakarta, yang merupakan amanah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Pada hari Rabu, 6 Maret 2024 bertempat di Ruang Arjuna Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kota Yogyakarta telah dilaksanakan Sosialisasi Audit Sistem Kearsipan Internal Kota Yogyakarta Tahun 2024, yang merupakan tindak lanjut dari Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengelolaan Arsip Dinamis dalam rangka Persiapan Pengawasan Kearsipan Internal yang diselenggarakan di Hotel Forriz Yogyakarta pada tanggal 13 Februari 2024. Kegiatan sosialisasi tersebut dibuka oleh Kepala Bidang Pengelolaan dan Pengembangan Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta, Tedi Saparian, S.E. Dalam sambutannya, Tedi Saparian, S.E., menyampaikan bahwa sosialisasi ini dilaksanakan dalam rangka persiapan pelaksanaan ASKI yang akan dilaksanakan sekitar bulan April 2024 terhadap 50 (lima puluh) OPD di Kota Yogyakarta. Instrumen ASKI sudah disosialisasikan pada saat Bimtek Pengelolaan Arsip Dinamis dalam Rangka Persiapan Pengawasan Kearsipan Internal yang diselenggarakan di Hotel Forriz Yogyakarta pada tanggal 13 Februari 2024. Lebih lanjut beliau berharap pada tahun 2024 ini nilai pengawasan kearsipan internal OPD di Kota Yogyakarta bisa lebih baik dari tahun lalu.

Dalam sosialisasi ASKI ini menampilkan narasumber Tri Umi Setyowati, S.ST.Ars. (Arsiparis Ahli Madya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta) dan H. Saijan, S.Ag., M.SI. Narasumber pertama, Tri Umi Setyowati, S.ST.Ars. menyampaikan materi“Rencana Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2024”. Disampaikannya bahwa pengawasan kearsipan pemerintah daerah terdiri dari 60% pengawasan kearsipan eksternal ditambah dengan 40% pengawasan kearsipan internal. Yang dinilai adalah pengelolaan arsip dinamis termasuk di dalamnya adalah pengawasan pelaksanaan Srikandi, dan sumber daya kearsipan yang terdiri dari sumber daya manusia di bidang kearsipan dan sarana prasarana di bidang kearsipan. Pemberitahuan dan Pengiriman Formulir ASKI ke OPD direncanakan tanggal 12 s.d 15 Maret 2024. Penerimaan kembali isian Formulir ASKI dari OPD ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) paling lambat tanggal 5 April 2024. Sedangkan verifikasi lapangan akan dilaksanakan selama 8 (delapan) hari kerja mulai tanggal 24 April s.d 6 Mei 2024. Penyusunan Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS) akan dilaksanakan tanggal 7 s.d 20 Mei 2024. Pengiriman RHAS ke OPD, perbaikan RHAS dengan melampirkan bukti-bukti dukung (sanggahan) akan dilaksanakan tanggal 21 Mei s.d 6 Juni 2024. Sedangkan penyusunan Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI) dan LAKI Konsolidasi akan dilaksanakan tanggal 7 s.d 21 Juni 2024. Kemudian penandatangan LAKI dan LAKI Konsolidasi akan dilaksanakan tanggal 28 Juni 2024.

Sementara itu narasumber kedua, H. Saijan, S.Ag., M.SI. menyampaikan materi“Kinerja Pengelola Arsip Terkait Pengawasan Kearsipan Internal”. Disampaikannya bahwa tips mendapatkan ketenangan dalam bekerja diantaranya adalah dengan membiasakan untuk selalu bersyukur, menjadikan sabar sebagai hiasan hidup, tidak pernah merasa minder atas kedudukan dan tugasnya, menjadikan ikhlas sebagai landasan dalam bekerja, menjadikan jujur sebagai dasar dalam melakukan pekerjaan, tidak membanding-bandingkan satu dengan yang lain, menjauhkan sifat hasad dan takabur.

Demikianlah Sosialisasi Audit Sistem Kearsipan Internal Kota Yogyakarta Tahun 2024 selesai dilaksanakan dengan baik. [UW]