Dalam rangka meningkatkan pelaksanaan tertib pengelolaan arsip dinamis di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta melaksanakan pendampingan pengelolaan arsip dinamis dengan kegiatan SAGITA. Tim SAGITA (Satuan Tugas Arsip Kota Yogyakarta) yang terdiri dari Pejabat Struktural, Arsiparis dan Tenaga Teknis bertugas untuk melakukan pendampingan dan mentransfer ilmu tentang pengelolaan arsip dinamis sesuai dengan kaidah kearsipan kepada Perangkat Daerah/Unit Kerja yang menjadi sasaran Pelaksanaan SAGITA.

Pada tahun 2024, Perangkat Daerah/Unit Kerja yang menjadi sasaran pelaksanaan SAGITA yaitu Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Kota Yogyakarta serta Kemantren Tegalrejo. Tim SAGITA yang berjumlah 35 Orang dibagi menjadi 2 tim, yaitu tim BPBD dan tim Kemantren Tegalrejo Kota Yogyakarta. Kegiatan SAGITA dilaksanakan selama 10 hari kerja mulai tanggal 19 Februari s/d 1 Maret 2024. 

Pelaksanaan kegiatan SAGITA di hari pertama diawali dengan Entry Meeting. Entry Meeting digunakan untuk menjelaskan maksud dan tujuan pendampingan serta teknis pelaksanaan SAGITA. Setelah itu, kegiatan dilanjutkan dengan pendampingan penataan arsip secara langsung di masing-masing bidang/Unit Pengolah. Selain mentransfer ilmu, tim SAGITA juga memberikan contoh dan mendampingi pengelola arsip dalam melakukan penataan arsip yang benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan. Pendampingan dilakukan mulai dari penataan arsip aktif yaitu penataan arsip aktif di filling cabinet dan pembuatan daftar arsip aktif (daftar berkas dan daftar isi berkas). Setelah itu dilanjutkan pendampingan penataan arsip inaktif, mulai dari penyeleksian arsip, pemberkasan, pendeskripsian, manuver fisik, pemberian nomor definitif, penataan arsip dalam boks arsip, pelabelan, pengaturan boks arsip dalam rak arsip dan pembuatan daftar arsip inaktif.

Pendampingan juga dilakukan sampai pada tahap penyusutan arsip yaitu proses pemindahan arsip inaktif dari Bidang/Unit Pengolah kepada Sekretariat sebagai Unit Kearsipan. Setelah kegiatan SAGITA ini, BPBD Kota Yogyakarta dan Kemantren Tegalrejo Kota Yogyakarta diharapkan dapat melanjutkan pada proses penyusutan arsip dalam hal ini pemusnahan arsip tidak bernilai guna dan penyerahan arsip potensi statis ke Lembaga Kearsipan Daerah sesuai peraturan yang berlaku. Dengan demikian rangkaian kegiatan SAGITA dapat berjalan dengan efektif, efisien, serta hasil kegiatan SAGITA dapat dirasakan oleh Perangkat Daerah yang menjadi sasaran, dengan arsip yang tertata sesuai kaidah kearsipan serta dapat melaksanakan penyusutan arsip sesuai prosedur dan peraturan perundangan yang berlaku [Srisp]