Salam arsip,

Peraturan Daerah Kota Yogyakarta No. 3 Tahun 2017 tentang Penyelenggaraan Kearsipan menyebutkan bahwa pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab dan kewajiban Lembaga Kearsipan Daerah (LKD). Pengelolaan arsip statis berskala daerah Kota Yogyakarta meliputi arsip-arsip organisasi perangkat daerah, BUMD, perusahaan, organisasi masyarakat, organisasi politik, maupun perseorangan yang berskala daerah Kota Yogyakarta. Pengelolaan arsip statis bertujuan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban daerah bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Arsip statis yang dikelola lembaga kearsipan pada dasarnya merupakan arsip terbuka dan dilayankan untuk masyarakat. Sehingga lembaga kearsipan menjamin kemudahan akses arsip statis untuk kepentingan pengguna arsip. Akses arsip statis dimaksudkan untuk pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik. Keberadaan arsip statis pada lembaga kearsipan dapat dimanfaatkan atau diakses bila sudah dibuat sarana bantu penemuan kembali arsip statis (finding aids). Jenis sarana bantu penemuan kembali yang digunakan oleh lembaga kearsipan adalah guide arsip statis, daftar arsip statis, dan inventaris arsip.

Saat ini, pencarian khazanah arsip statis semakin mudah dengan telah disusunnya Guide Khazanah Arsip Statis Lembaga Kearsipan Daerah Kota Yogyakarta yang tersimpan di depo arsip statis. Guide arsip statis khazanah merupakan sarana bantu penemuan kembali arsip statis yang memuat uraian informasi mengenai khazanah arsip statis dan/atau sebagian arsip yang dimiliki dan disimpan oleh lembaga kearsipan. Guide arsip statis khazanah yang disusun memuat informasi arsip statis lembaga pemerintah daerah Kota Yogyakarta yang tercipta dalam kurun waktu tahun 1993 – 2008. Jumlah arsip lembaga pemerintaaan daerah yang diolah berjumlah 58 lembaga. Uraian informasi yang akan ditampilkan dalam Guide khazanah arsip statis supaya mudah dipahami dan dimengerti oleh pengguna memuat informasi: uraian riwayat pencipta arsip (provenance), periode penciptaan yang menggambarkan kurun wamtu terciptanya arsip, volume arsip, uraian isi ringkas materi khazanah arsip, dan beberapa contoh arsip yang memiliki nilai guna informasional, evidential, dan intrinsik. [NDHS]