Puncak dari kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal Pemerintah Kota Yogyakarta diselenggarakan pada hari ini Selasa Tanggal 12 September 2023 oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta selaku Lembaga Kearsipan Daerah dalam Forum Komunikasi Kearsipan ( FKK ) di Grha Pandawa Balaikota Yogyakarta.

Pelaksanaan pengawasan kearsipan internal dilakukan oleh tim yang di bentuk dengan Keputusan Walikota Yogyakarta Nomor 93 Tahun 2023 yang terdiri dari Lembaga Kearsipan Daerah ( LKD ) dan Lembaga Pengawasan Daerah ( LPD ), pengawasan dilaksanakan berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan dan Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 76 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan. Amanah dari peraturan tersebut menyatakan bahwa pengertian pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Untuk tercapainya tujuan tersebut maka Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta melaksanakan pengawasan kearsipan internal terhadap 50 perangkat daerah/unit kerja di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta.

Pengawasan kearsipan internal dimulai dengan pengiriman instrumen kepada 50 perangkat daerah/unit kerja, dilanjutkan dengan pencocokan data instrumen dengan bukti dukung, kemudian dilakukan uji petik, pengiriman Risalah Hasil Audit Sementara ( RHAS ), masa sanggah terhadap pengiriman RHAS, perbaikan nilai berdasarkan sanggahan RHAS yang masuk beserta bukti dukung, penyusunan Laporan Audit Kearsipan Internal ( LAKI ) dan dilanjutkan dengan penyerahan hasil LAKI kepada 50 perangkat daerah/unit kerja di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta pada acara FKK.

Penyelenggaraan FKK kali ini mengambil tema ”Evaluasi Pelaksanaan Pengawasan Kearsipan Internal dan Penyerahan Penghargaan”, selain sambutan pengarahan dari Sekretaris Daerah Kota Yogyakarta Ir. Aman Yuriadijaya, MM juga diumumkan peringkat dan nilai hasil pelaksanaan pengawasan kearsipan internal tahun 2023 mulai dari peringkat terendah sampai dengan peringkat teratas, sedangkan untuk peringkat 1, 2 dan 3 selain mendapatkan piagam juga mendapatkan hadiah berupa 1 unit laptop, adapun 3 perangkat daerah penerima hadiah tersebut adalah : peringkat 1 Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga, peringkat 2 Satuan Polisi Pamong Praja dan peringkat 3 Inspektorat.

Pada kesempatan ini Ir Aman Yuriadijaya, M.M., selaku Sekretaris Daerah Kota Yogyakarta memberikan pengarahan kepada peserta FKK yang terdiri dari perangkat daerah/unit kerja, BUMD, kelurahan, UPT dan sekolahan SMP Negeri yang berada di Kota Yogyakarta, ”pentingnya arsip dalam kehidupan pribadi maupun organisasi, sehingga pengelolaan arsip sudah tidak bisa disepelekan lagi, mulai sekarang semua perangkat daerah/unit kerja harus meningkatkan pengelolaan arsipnya”. Selain sambutan pengarahan dari Sekretaris Daerah, Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta Dedi Budiono, MPD selaku penyelenggara FKK juga menyampaikan laporan bahwa proses pelaksanaan pengawasan kearsipan internal dilaksanakan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Rangkaian FKK diakhiri dengan Penyampaian materi dari Ferry Anggara, S.E., M.M terkait Motivasi Kinerja ASN dalam melaksanakan Pengelolaan dan Penataan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. [TriM]