Undang –undang Nomor 43 pasal 64 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa Lembaga Kearsipan wajib menjamin kemudahan akes arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Lembaga Kearsipan Daerah. Arsip statis sebagai memori kolektif identitas dan jati diri bangsa berfungsi sebagai bahan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan serta sumber informasi publik.

Salah satu kegiatan dalam upaya pemanfaatan dan pendayagunaan  arsip statis  adalah pameran kearsipan. Pameran kearsipan adalah penyajian arsip, baik berupa dokumen arsip,  skrip, naskah,  maupun foto atau gambar yang ditunjukkan kepada publik dalam suatu ruangan atau gedung sebagai kegiatan berbagi dan menyebarluaskan informasi arsip kepada masyarakat. Tujuan pameran arsip antara lain :

1. Menyebarluaskan informasi arsip kepada masyarakat
2. Menyajkan arsip kepada masyarakat dalam tema-tema tertentu
3. Meningkatkan akses public terhadap khazanah arsip
4. Mengurangi kerusakan arsip
5. Menampilkan arsip kepada masyarkat dalam bentuk menarik

Pameran arsip dapat dilaksanakan secara tematis, peringatan, institusional, maupun fungsional. Media  pamer yang digunakan dapat secara onsite exhibition (cetak) dengan memamerkan arsip dalam ruang pamer (indoor) ataupun di lapangan (outdoor). Sesuai perkembangan teknologi, saat ini pameran arsip lebih banyak dilaksanakan secara  online exhibition (virtual) melalui website maupun sosial media.

Penyelenggaraan pameran arsip sebaiknya dikemas dan disajikan secara baik, professional, menarik, efektif, dan disesuaikan dengan tema pameran, sehingga dapat tepat sasaran. Dalam penyelenggaraan pameran arsip diperlukan tahapan/prosedur yang harus dilakukan yaitu penentuan tema, penentuan target audiens, penentuan waktu dan tempat, penyusunan storyline, penelusuran materi arsip, seleksi arsip, kuratorial, pembangunan instalasi (onsite/online), pencetakan katalog, pembukaan pameran.

Penentuan tema pameran merupakan langkah awal yang sangat diperlukan karena tema merupakan landasan atau pokok agar pameran dapat terselenggara dengan satu tujuan dan makna tertentu. Setelah tema pameran  ditentukan, proses selanjutnya adalah penentuan waktu, lokasi pameran. Waktu dan lokasi  pameran harus memilih momen yang tepat, agar penyelenggaraan tepat guna, misalnya pada saat HUT Kota Yogyakarta. Pemilihan waktu dan lokasi yang tepat juga mempengaruhi target audiens yang disasar.

Penelusuran dan penentuan materi pameran harus disesuaikan dengan tema pameran. Materi pameran diupayakan yang benar-benar sesuai dan menarik agar mutu dan kualitas pameran dapat terjaga. Materi pameran dapat berbentuk foto atau gambar, naskah, peta, maket dan bentuk film maupun rekaman suara yang dapat menambah semarak pameran. Pembuatan instalasi dan desain  display pameran baik onsite maupun online sangat menentukan pameran menari atau tidak. Untuk menarik pengunjung, suasana dan tampilan pameran dapat dikemas dan disajikan dengan berbagai model display.  Penyediaan katalog juga sangat membantu para pengunjung untuk lebih memahami dan menikmati materi pameran karena ada tambahan informasi serta petunjuk pameran.

Meskipun publikasi kearsipan tidak hanya dilakukan dengan penyelenggaraan pameran, namun tahapan/prosedur penyelenggaraan pameran harus dilakukan agar pameran dapat terselenggara dengan baik, dan tepat sasaran.  Untuk penyelenggaraan pameran secara online (virtual) dapat dilakukan melalui jaringan internet dengan menggunakan website. Melalui jaringan internet, masyarakat semakin mudah dan cepat dalam menikmati pameran.

Pameran kearsipan hanya salah satu cara dalam pemanfaatan arsip statis. Kegiatan pemanfaatan dan pendayagunaan arsip statis lainya dapat dilakukan dengan penerbitan naskah sumber arsip, maupun regristasi arsip sebagai memori kolektif bangsa dan dunia.[sri]