Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta sebagai lembaga kearsipan daerah bekerja sama dengan Inspektorat yang merupakan lembaga pengawasan di daerah, pada bulan Mei 2023 ini melaksanakan kegiatan Verifikasi Lapangan (uji petik) tentang Audit Pengawasan Kearsipan Internal, terhadap lima puluh perangkat daerah dan unit kerja di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta.

 Kegiatan verifikasi lapangan audit pengawasan kearsipan ini merupakan amanah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 3 yang menegaskan bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, serta perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional dan mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan publik, dan  Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor : 6 Tahun 2019 tentang pedoman Pengawasan Kearsipan, serta  Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 76 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan, menyatakan bahwa pengertian pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standart kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan.

Agar tujuan tersebut dapat tercapai dengan baik, maka diperlukan adanya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standart kearsipan, hal tersebut adalah untuk menjamin bahwa penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan sehingga diperlukan adanya kegiatan audit pengawasan kearsipan internal.

Sebelum dilaksanakannya verifikasi lapangan tentang audit pengawasan kearsipan internal, terlebih dahulu dilakukan pengiriman formulir isian instrumen kepada lima puluh perangkat daerah dan unit kerja di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta untuk di isi sesuai dengan kegiatan pengelolaan kearsipan yang telah dilaksanakan, baik di Unit Kearsipan maupun di Unit Pengolah, kemudia formulir isian instrumen tersebut dikirim kembali kepada tim pengawasan kearsipan internal Pemerintah Kota Yogyakarta, dan berdasarkan pengisian formulir isian instrumen tersebut maka selanjutnya dilakukan kegiatan verifikasi lapangan (uji petik) apakah sudah sesuai dengan keadaan realitas yang ada pada perangkat daerah dan unit kerja

Hasil verifikasi lapangan tentang audit pengawasan kearsipan internal ini kemudian oleh Tim Pengawasan Kearsipan Internal akan dicermati, diolah dan dibuatkan Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS) yang akan dikirim kepada perangkat daerah dan unit kerja untuk dilakukan pencermatan kembali apakah memang sudah atau belum dilaksanakan kegiatan pengelolaan kearsipan dan masih diberikan kesempatan untuk dilakukan perbaikan-perbaikan terhadap hasil temuan dari verifikasi lapangan tersebut.

Verifikasi lapangan tentang Audit Pengawasan Kearsipan Internal terhadap lima puluh perangkat daerah dan unit kerja di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta terlaksana dengan baik dan lancar sesuai dengan rencana dan tata kala serta mendapatkan perhatian ekstra baik dari pejabat struktural maupun staf pada perangkat daerah dan unit kerja di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. [Irw]