Seiring berjalannya waktu, arsip mengalami proses daur hidup. Sejak arsip tercipta, dipergunakan serta dipelihara, hingga mengalami penyusutan baik pemindahan karena telah inaktif, pemusnahan terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna, maupun penyerahan ke lembaga kearsipan bagi arsip statis. Selama arsip masih bernilai guna, memelihara fisik arsip serta melindungi keseluruhan informasi arsip patut dijaga guna keberlangsungan operasional organisasi. Dengan mengingat peran arsip yang begitu berharga, maka dibutuhkan pengelolaan yang tepat serta fasilitas tempat penyimpanan arsip yang memadai sesuai dengan jenis arsip yang ada.

Bagi arsip dinamis aktif, arsip disimpan dan dikelola oleh masing-masing unit pengolah. Ketika arsip mengalami penurunan frekuensi penggunaan, maka sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) arsip akan mengalami pemindahan ke unit kearsipan. Walaupun telah memasuki masa inaktif, arsip tetap harus dipelihara serta dirawat karena mengandung informasi yang selayaknya tetap harus terjaga sebelum arsip dinyatakan untuk dimusnahkan atau menjadi arsip statis. Pengelolaan arsip dinamis inaktif perlu dilaksanakan supaya arsip-arsip inaktif tidak mudah rusak dengan preservasi dan mudah dalam proses temu kembali apabila suatu saat arsip dibutuhkan. 

Salah satu syarat yang mendukung pengelolaan arsip inaktif dengan optimal ialah tersedianya pusat arsip/records center. Penyelenggaraan manajemen arsip inaktif akan terhambat tanpa tersedianya tempat penyimpanan arsip dengan tata ruang dan sarana prasarana yang mendukung. Pendirian records center yang sesuai standar merupakan wujud dari terlaksana dan tercapainya fungsi dari unit kearsipan pada suatu organisasi. Maka, salah satu indikator profesionalitas suatu organisasi dalam pengelolaan kearsipan dapat dilihat dari pengelolaan arsip dinamis inaktifnya. 

Records center merupakan fasilitas yang dirancang untuk menampung arsip inaktif. Records center digunakan untuk memenuhi dua kebutuhan utama: sebagai pusat penyimpanan arsip inaktif berbiaya rendah dan sebagai pusat layanan referensi (Ricks, 1992: 267-268). Pengertian records center lainnya, records center adalah bangunan atau bagian dari bangunan yang dirancang atau disesuaikan dengan biaya seminimal mungkin untuk pemeliharaan arsip inaktif dan sebagai jalan komunikasi bagi arsip inaktif yang belum mengalami proses penyusutan (Cook, 1999: 6).

Kesimpulan berdasarkan dua pengertian terkait records center tersebut, records center ialah area pusat arsip dengan fungsi penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, serta pelayanan kepada pengguna untuk akses arsip inaktif. Tempat penyimpanan arsip dinamis inaktif tersebut didesain dengan biaya murah namun dapat menampung seluruh volume arsip inaktif suatu organisasi. Ruangan serta gedung yang luas, aman, bersih, serta memiliki sarana prasarana yang memadai merupakan hal yang perlu diperhatikan dalam pendirian records center. 

Records center terbagi dalam 2 jenis, yaitu in house records center dan commercial records center. In house records center merupakan pusat arsip dinamis inaktif yang dikelola oleh pencipta arsip secara mandiri. In house records center didirikan dengan mengadaptasi ruang atau gedung pada kantor yang telah ada sebelumnya, sewa gedung di luar lingkungan kantor, maupun dengan pembangunan gedung baru. Terjaminnya keamanan dari segi informasi yang terdapat pada arsip inaktif merupakan keunggulan dari jenis in house records center. Ditinjau dari lokasi, in house records center terdiri dari on site dan off site. On site records center ialah definisi dari records center yang berada di lingkungan gedung kantor. Sedangkan off site berada di lingkungan luar atau terpisah dari gedung kantor. Jenis yang kedua adalah commercial records center yang merujuk pada penanganan arsip inaktif oleh penyedia jasa layanan records center. Dalam memilih commercial records center diperlukan pertimbangan atas kredibilitas perusahaan layanan jasa records center.Commercial records center cocok diterapkan pada organisasi yang tidak memiliki ruang atau gedung memadai guna penyimpanan arsip inaktif ataupun belum mampu mengelola arsip inaktifnya sendiri sehingga membutuhkan pihak ketiga. 

Pertimbangan dalam pemilihan jenis records center perlu memperhatikan beberapa faktor antara lain cost (biaya), access to records (akses arsip) ialah kemudahan dan kecepatan pengaksesan arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan, transportation (transportasi) ialah akses perjalanan menuju records center , serta safety and security (keamanan dan keselamatan) ialah kemudahan kontrol terhadap arsip (Ricks, 1992: 274-275).

Records center sebagai tempat penyimpanan arsip inaktif perlu mempertimbangkan berbagai prinsip,  prinsip tersebut ialah: (Ali, 2016:181-182)
a) Murah, hal ini berhubungan dengan fungsi penggunaan arsip inaktif yang telah menurun dan tidak lagi digunakan secara terus menerus sehingga dapat memelihara arsip inaktif dengan biaya cukup hemat dan dapat ditekan.
b) Luas, diperlukan untuk dapat menampung arsip inaktif dengan volume yang relatif tinggi.
c) Aman, records center dirancang dengan syarat dapat menjamin arsip inaktif baik fisik maupun informasinya dari berbagai ancaman bahaya yang dapat merusak arsip. Contoh ancaman tersebut berupa penyalahgunaan arsip oleh pihak yang tidak berwenang, bencana alam, atau gangguan dari binatang perusak arsip.
d) Mudah untuk diakses, faktor akses dapat dilihat dari kemudahan akses atau jalan menuju bangunan records center dengan tujuan layanan temu kembali arsip yang cepat dan tepat.  Lokasi yang strategis mempermudah mobilisasi dan dapat dijangkau dengan mudah oleh arsiparis. 

Pada suatu organisasi, jumlah total arsip inaktif berpresentase 40% dengan 10 persennya merupakan arsip statis, arsip aktif 25% dan 35% sisanya arsip yang tidak bernilai guna serta dapat dimusnahkan (Ricks, 1998: 267). Dapat dilihat dari rasio tersebut bahwa jumlah arsip inaktif memiliki porsi yang cukup besar dibandingkan dengan arsip lain. Mengingat volume arsip inaktif yang begitu besar, maka disarankan tempat penyimpanan arsip dinamis inaktif disimpan dalam ruang dengan kriteria luas, konstruksi dengan bahan baku yang kuat, mampu menahan beban muatan, kapasitas ruang simpan yang cukup, aman dari berbagai ancaman yang membahayakan arsip dan manusia, serta sarana prasarana yang menunjang tersedia. Penggunaan sarana prasarana pada records center perlu disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi. Bentuk, volume, serta jenis arsip inaktif merupakan penentu sarana prasarana yang diperlukan. Selain sarana prasarana, diperlukan juga sumber daya manusia yang cukup supaya pengelolaan records center dapat berjalan dengan lancar. 

Records center merupakan bagian dari manajemen kearsipan yang perlu diperhatikan ketentuan teknis penyelenggaraannya. Records center dengan gedung, ruang simpan, dan sarana prasarana yang menunjang kebutuhan sesuai standarisasi akan mendukung pengelolaan kearsipan dinamis inaktif yang lebih optimal. Keberadaan records center dirancang sebagai usaha menjamin keamanan serta keselamatan arsip inaktif. Sejak arsip inaktif melalui prosedur pemindahan dari unit pengolah menuju unit kearsipan, rekonstruksi arsip terhadap arsip yang tidak teratur, penyimpanan arsip inaktif, pemeliharaan arsip inaktif, pelayanan arsip inaktif, pemusnahan terhadap arsip inaktif yang tidak lagi memiliki nilai guna, hingga proses penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan, fasilitas records center memiliki peran penting terhadap setiap penyelenggaraan kegiatan arsip inaktif. 

Dalam pengoperasian records center, dibutuhkan pemahaman atas peraturan yang telah diterbitkan oleh ANRI, khususnya Keputusan Kepala ANRI Nomor 3 Tahun 2000. Keputusan Kepala ANRI tersebut berisi standar minimal gedung yang harus diterapkan dalam pembangunan records center. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan gedung penyimpanan arsip dinamis inaktif diantaranya adalah prinsip dasar penyimpanan arsip inaktif yang murah, luas, aman, mudah diakses; gedung penyimpanan arsip inaktif dengan lokasi, konstruksi, bahan baku, serta tata ruang yang memenuhi standar minimal; standar ruang penyimpanan arsip inaktif (beban muatan, kapasitas ruang simpan, suhu dan kelembaban, cahaya dan penerangan, rayap, angin, rak, boks); keselamatan & keamanan arsip; serta sarana prasarana lain yang mendukung pengoperasian records center. Apabila telah memiliki records center, maka Keputusan Kepala ANRI Nomor 3 Tahun 2000 tersebut dapat dijadikan pembanding dalam pengimplementasian records center apakah sudah sesuai atau masih memerlukan berbagai perbaikan. (han)

Daftar Pustaka
Arsip Nasional Republik Indonesia. Keputusan Kepala ANRI Nomor 3 Tahun 2000 Tentang Standar Minimal Gedung Dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif., (2001).
Cook, Michael.(1999). Managing Records in Records Centre. London: International Records Management Trust.
Muhidin, Ali., Sambas., & Winata, Hendri. (2016).Manajemen Kearsipan: untuk organisasi publik, politik, dan kemasyarakatan.Bandung: Penerbit Pustaka Setia.
Ricks, Betty R., Swafford & Gow. (1992). Information and Image Management : A Records System Approach. Ohio : South Western Publishing Co.