Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus (Perka ANRI Nomor 50 Tahun 2015). Arsip aktif bermanfaat bagi penciptanya sebagai bahan perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan, bukti akuntabilitas kinerja, dan lain sebagainya. Sedangkan kegiatan pemberkasan arsip aktif adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja (Perka ANRI Nomor 43 Tahun 2009). 

Pengelolaan arsip aktif menjadi prioritas penanganan dan harus dikelola dengan baik oleh bidang atau unit pengolahnya sesuai dengan standar kearsipan. Pemberkasan tentu lebih mudah dilakukan karena unit pengolah yang mengetahui bagaimana arsip-arsip tersebut tercipta yang erat kaitannya dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. Arsip yang diberkaskan ialah arsip dari suatu kegiatan mulai dari KAK Kegiatan, sampai dengan laporan kegiatannya.

Pengelola arsip seringkali terkendala dengan banyaknya kegiatan lain, sehingga semakin lama arsip semakin menumpuk karena tidak segera diolah. Sehingga sebagai pengelola arsip perlu juga mengatur skala prioritas pekerjaan. Dengan pengaturan skala prioritas pekerjaan, diharapkan arsip aktif mampu terkelola dengan baik dan dapat diakses oleh pengguna apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Pengaturan akses arsip juga perlu diperhatikan dalam rangka pengamanan fisik dan informasi arsip. Apabila ada pengguna internal yang hendak meminjam arsip aktif, maka wajib mencatat di daftar peminjaman arsip. Dengan pencatatan tersebut diharapkan pengelola arsip dapat mengontrol pergerakan arsip sehingga dapat meminimalisir kehilangan arsip. Pun pengguna bisa lebih bertanggung jawab dengan arsip yang dipinjam olehnya.

Pengelolaan arsip aktif yang baik dan benar sesuai kaidahnya, mewujudkan tertatanya fisik, informasi arsip, dan tersusunnya daftar arsip sehingga mudah dalam proses temu baliknya.  Sehingga apabila arsip tersebut sudah inaktif atau frekuensi penggunaannya sudah berkurang, maka langkah selanjutnya ialah melakukan pemindahan arsip dari Unit Pengolah/Bidang ke Unit Kearsipan/Sekretariat. Pemindahan arsip adalah salah satu upaya penyusutan arsip. Arsip yang semula disimpan pada filing cabinet dipindahkan ke boks arsip. Seiring berjalannya waktu, apabila arsip sudah habis masa retensinya, maka penilaian untuk penyusutan arsipnya akan sangat mudah dilakukan karena arsip tersebut telah diolah dan didaftar sejak awal penciptaannya. [S.Wid]