Rekaman kegiatan tidak hanya dalam bentuk tekstual tetapi terdapat arsip bentuk khusus. Arsip bentuk khusus salah satunya adalah arsip foto. Arsip foto memiliki karakteristik yang unik karena mempunyai nilai sejarah yang terdapat dalam sebuah visual atau gambar. Arsip ini digunakan sebagai pelengkap dan pendukung kegiatan organisasi, karena menggunakan media rekam yang berbeda. Pada dasarnya arsip foto tidak terbentuk sendiri melainkan dilengkapi dengan arsip pendukung lainnya. Arsip foto dapat berguna untuk memperkuat arsip dan membantu pengambilan keputusan.

Bentuk corak atau media rekam arsip yang berbeda-beda akan berpengaruh terhadap pengolahan arsip yang bersangkutan. Pengolahan arsip tekstual berbeda dengan pengolahan arsip foto, arsip kartografik dan kearsitekturan, begitu pula dengan arsip elektronik. Karena masing-masing media memiliki sifat dan karakteristik yang berbeda-beda. Maka pengolahannyapun harus disesuaikan agar arsip tidak mudah rusak.

Arsip foto dalam pengolahannya memerlukan perhatian khusus karena arsip foto merupakan arsip bentuk khusus. Hal ini disebabkan adanya pengaruh perkembangan waktu mengakibatkan teknologi juga mengalami kemajuan termasuk di dalamnya output dari kegiatan suatu instansi/lembaga yaitu tidak lagi berupa kertas, namun juga menghasilkan suatu rekaman dalam bentuk khusus (arsip bentuk khusus) atau sering disebut juga arsip non kertas karena mempunyai karakteristik bentuk. Akan tetapi, arsip foto juga dapat tercipta berdiri sendiri dan tidak ada hubungan dengan arsip lain. Dengan demikian pengolahan arsip foto harus dilakukan secara tepat agar informasi yang terekam tidak hilang.

Pengolahan arsip foto yang dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta pada tahun 2022 ini sebanyak 2890 nomor hasil akuisisi dari Sekretariat DPRD Kota Yogyakarta dan dari Bagian Tata Pemerintahan dan Kesra sebanyak 1204 nomor dengan pengolahan sejumlah 34 orang. Adapun kurun waktu hasil pengolahan foto dari Sekretariat DPRD Kota Yogyakarta 1947 – 2009 dan Bagian Tata Pemerintahan dan Kesra 1971 – 2013.

Tujuan pengolahan ini adalah akses arsip foto kepada pengguna arsip. Akses arsip foto adalah ketersediaan arsip foto sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip foto (sumber : Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 40 tahun 2014 tentang Pengolahan Arsip Foto).

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta telah berupaya untuk mengelola arsip foto dengan baik dan benar. Foto tersimpan dalam amplop yang terbuat dari conqueror berbahan linen serta berkadar asam rendah dan harus ditempatkan dalam bok arsip yang sesuai dengan standar. Salah satu penyebab kerusakan pada foto adalah penyimpanan yang rapat (tanpa sirkulasi udara) seperti pada album rekat, maka kertas atau tempat simpan arsip foto harus mempunyai kualitas baik. Dengan demikian, apabila sewaktu-waktu diperlukan/dibutuhkan arsip dengan cepat, tepat, lengkap dan kualitas dalam penyajiannya. [ika]