Perangkat Daerah/Unit Kerja di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta  sudah seharusnya tidak mengenyampingkan lagi tentang arsip yang mana arsip tersebut secara terus menerus tercipta karena hasil pelaksanaan kegiatan roda organisasi sebagai lembaga pemerintah. Arsip-arsip yang tercipta tersebut harus dikelola, ditata, disimpan, dipelihara, dilakukan penilaian, penyusutan, dan diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah apabila ada arsip yang mempunyai nilai skunder baik itu nilai historis, nilai informasional, nilai intrinsik, nilai kebuktian dll sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Untuk keberhasilan suatu organisasi dalam pengelolaan arsip tak lepas dari peran aktif pejabat struktural yang memiliki tanggung jawab terhadap pengelolaan arsip dalam hal ini adalah Kepala Unit Kearsipan disamping itu juga harus memiliki personil yang ditunjuk sebagai petugas kearsipan di Unit Kearsipan maupun petugas pengelola arsip di setiap Unit Pengolah di  setiap Bidang/Sub.Bagian/Seksi dll, yang mampu dan memiliki skill bidang kearsipan apabila latar belakang pendidikannya tidak dari linier kearsipan setidaknya pernah mengikuti bimbingan teknis pengelolaan arsip yang dalam hal ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta setiap tahun membantu Perangkat Daerah/Unit Kerja dalam pengembangan Sumber Daya Manusia ( SDM ) khususnya bidang kearsipan dengan mengadakan kegiatan Bimbingan Teknis Pengelola Arsip yang pesertanya dari petugas kearsipan/pengelola arsip dari Perangkat Daerah/Unit Kerja dengan tujuan agar Perangkat Daerah/Unit Kerja memiliki SDM khususnya petugas kearsipan/pengelola arsip yang kompeten di bidang kearsipan sehingga diharapkan pengelolaan arsip di Perangkat Daerah/Unit Kerja dapat terlaksana dengan baik, optimal sesuai dengan kaidah kearsipan.

Hal ini akan dapat terlaksana sesuai yang diharapkan tak lain tidak lepas pula peran aktif dari pejabat struktural dalam hal ini adalah Kepala Unit Kearsipan di setiap Perangkat Daerah/Unit Kerja. Kepala Unit Kearsipan sebagai manajerial dalam pelaksananaan pengelolaan arsip yang mana memiliki tugas memimpin, membina, mengarahkan, memantau dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di Perangkat Daerah/Unit Kerja dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Unit Kerja dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di suatu Perangkat Daerah/Unit Kerja. Petugas kearsipan, pengelola arsip dan personil lain yang ditunjuk adalah sebagai pengelola arsip.

Kegiatan pengelolaan arsip dinamis aktif meliputi penerimaan surat masuk, pencatatan surat masuk, menomori surat masuk, mengkode klasifikasi surat masuk mencatat surat masuk kedalam lembar kartu kendali surat masuk dan pencatat kedalam lembar disposisi, memproses surat naik ke pimpinan untuk mendapatkan disposisi surat masuk, mencatat disposisi surat dari pimpinan, mendistribusikan surat ke unit pengolah, menata dan menyimpan lembar kartu kendali warna putih berdasarkan kode klasifikasi ke dalam boks kartu kendali, menyimpan lembar kartu kendali warna biru berdasarkan kronologis tanggal surat ke dalam kotak kartu kendali, menyimpan lembar disposisi kedalam kota lembar disposisi, menata arsip kedalam folder arsip di simpan di filling kabinet, setelah itu dibuatkan daftar berkas dan daftar isi berkas arsip aktif disamping itu juga membuat surat/menciptakan surat/data, dokumen lainnya yang selanjutnya disebut sebagai arsip, didukung pula sarana dan prasarana kearsipan yang memadai.

Apabila kegiatan pengelolaan arsip dinamis aktif sudah dilaksanakan seperti tersebut diatas hal ini akan memudahkan untuk melaksanakan tahap pengelolaan arsip selanjutnya yaitu tahap pengelolaan arsip in aktip.Tahap-tahap pengelolaan arsip yang benar akan mempermudah kegiatan penilaian dan penyusutan arsip di suatu Perangkat Daerah/Unit Kerja sehingga kegiatan pemusnahan arsip sesuai prosedur yang berlaku dapat dilaksanakan, maka tidak terjadi penumpukan arsip disetiap sudut/pojok ruangan di setiap Perangkat Daerah/Unit Kerja sehingga tercapainya efisien tempat/ruang, efisien anggaran pemeliharan dll. Penyerahan arsip statis dapat dilaksanakan sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku agar di Lembaga Kearsipan Daerah dapat memiliki banyak koleksi arsip-arsip statis yang dapat dilayankan kepada masyarakat luas yang membutuhkan apabila sudah dilakukan pengelolaan arsip statis di Lembaga Kearsipan Daerah. Demikian uraian singkat dari saya smoga bermanfaat dan terimakasih, Salam Arsip !!! [LST]