Dalam industry 4.0 dalam penyelenggaraan pemerintah diperlukan portal e-government terpadu. Faktor penentu keberhasilan e-government adalah adanya visi, sasaran dan strategi dengan dukungan hukum dan regulasi, struktur organisasi, proses birokrasi dan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Tingkatan peran TIK adalah automasi (automasi tugas-tugas), integrasi (integrasi proses dan sumber daya), enabler (cara-cara baru) serta transformer (tatanan dan budaya TIK). Open government dapat digambarkan bahwa data dari instansi pemerintah dapat bebas digunakan, bebas digunakan kembali dan dapat didistribusikan oleh siapa saja. Open government diperlukan untuk Transparansi (dalam masyarakat demokratis yang berjalan dengan baik, masyarakat perlu mengetahui apa yang sedang dilakukan oleh pemerintah), Efisiensi (membuat data menjadi lebih mudah dicari, dianalisis dan digabungkan dengan data dari instansi lainnya untuk koordinasi dan efisiensi yang lebih baik dalam proses pemerintahan) dan Inovasi (dengan membuka data, pemerintah dapat mendorong tumbuhnya inovasi layanan yang memberikan nilai tambah sosial dan komersial). Dalam rangka pelaksanaan open goverment di bidang kearsipan ANRI melakukan pengembangan SIKN-JIKN dalam satu sistem jaringan yang terintegrasi di seluruh Indonesia.

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengamanatkan bahwa dalam penyelenggaraan Kearsipan Nasional perlu dilakukan pembangunan SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional) dan JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional). Pembangunan SIKN berfungsi untuk mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, menjamin akuntabilitas manajemen penyelenggaraan negara, menjamin penggunaan informasi hanya kepada pihak yang berhak dan menjamin ketersediaan arsip sebagai memori kolektif bangsa.

Pembangunan SIKN harus seiring dengan pembangunan JIKN yang berfungsi untuk meningkatkan akses dan mutu layanan kearsipan kepada masyarakat, kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat dan peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan. Penyelenggaran JIKN adalah ANRI sebagai pusat Jaringan Nasional dan lembaga kearsipan daerah adalah sebagai simpul jaringan.

Aplikasi SIKN menggunakan perangkat lunak Atom. Atom singkatan dari Acces to Memory, merupakan aplikasi sumber terbuka berbasis web untuk penyediaan deskripsi dan akses terhadap arsip sesuai dengan standar dalam lingkungan multi bahasa dan multi repository. SIKN tiap lembaga akan tergabung dalam JIKN. Syarat menjadi simpul jaringan meliputi : administrative dan teknis. Syarat administrative adalah : melengkapi formulir profil lembaga, melengkapi formulir mengenai khazanah informasi kearsipan dan menyerahkan formulir komitmen kesediaan menjadi simpul jaringan. Sedangkan syarat teknis meliputi  : perangkat computer, perangkat digitalisasi, koneksi internet, serta  input data oleh SDM menggunakan aplikasi SIKN. Elemen data SIKN-JIKN meliputi : Kode Unik , Judul, Tanggal Penciptaan, Level Deskripsi, Jumlah dan Media, Klasifikasi Arsip serta Nama Pencipta.

Dari sebelum tahun 2018 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta sudah terhubung dengan simpul jaringan SIKN JIKN yang diselenggarakan oleh ANRI. Sebagai anggota simpul jaringan maka Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta memiliki kewajiban untuk mengentry data arsip statis untuk dilayankan kepada publik. Entry data yang dilaksanakan harus dilakukan secara rutin sehingga dapat menambah data base arsip statis di dalam aplikasi untuk peningkatan layanan kepada publik.

Untuk merefresh kembali pelaksanaan entry data bagi arsiparis senior dan memberikan wawasan baru bagi arsiparis yunior serta tenaga teknis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta maka diselenggarakan workshop SIKN JIKN yang dilaksanakan pada tanggal 8 s.d. 9 November 2022, dengan mendatangkan narasumber dari ANRI yakni Arsiparis Pertama, Muji Rahayu, S. Kom dan Pranata Komputer Terampil, Angga Adhiya Putra, A. Md.Kom
Pada hari pertama tanggal 8 November 2022 Workshop SIKN JIKN dilaksanakan di ruang Arya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta dengan pemaparan materi berupa kebijakan JIKN SIKN dan teori entry data arsip di aplikasi SIKN. Pada hari kedua tanggal 9 November 2022 lokasi pelaksanaan workshop dipindah dari Ruang Arya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ke di Lab Komputer Dinas Kominfo dan Persandian Kota Yogyakarta supaya jaringan internet lebih stabil dan pelaksanaan workshop dapat optimal, karena jaringan wifi Pemkot Yogyakarta sedang dalam maintenance.

Dengan pelaksanaan Workshop SIKN dan JIKN di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta diharapkan penerapan SIKN JIKN dapat berjalan dengan baik dan entry data arsip statis dapat konsisten rutin dilakukan untuk peningkatan layanan publik di bidang kearsipan. Workshop ini merupakan salah satu upaya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta dalam melaksanakan amanat dan tujuan penerapan SIKN JIKN secara nasional oleh ANRI, yakni terwujudnya implementasi SIKN dan JIKN oleh simpul jaringan di pusat dan daerah yang memiliki relevansi langsung terhadap peningkatan layanan publik baik pada tataran instansional maupun nasional; serta pembangunan pemerintahan yang terbuka di pusat maupun daerah dengan efektif dan efisien yang didukung oleh penerapan teknologi informasi dan komunikasi. [umi]