Pasca ditetapkannya Peraturan Daerah Nomor 3 Tahun 2017  tentang Penyelenggaraan Kearsipan, maka lembaga kearsipan mulai menjalankan tugas dan fungsinya. Salah satu tugas yang diemban adalah menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA). JRA perlu  disusun sebagai pedoman untuk melaksanakan penyusutan arsip. Penyusutan arsip wajib dilakukan dalam rangka pendayagunaan arsip untuk mendukung akuntabilitas kinerja organisasi secara efisien dan efektif. Dengan adanya JRA, pelaksanaan penyusutan arsip dinamis yang berkaitan dengan kegiatan atau fungsi substantif dapat berjalan secara optimal.

JRA yang disusun adalah fungsi fasilitatif dan substantif. Proses penyusunan draf JRA telah dilakukan sejak bulan Januari 2022. Karena JRA merupakan pedoman bagi perangkat daerah untuk menyusutkan arsipnya maka pembahasan dilakukan antara lembaga kearsipan dengan stake holder yang nantinya akan manfaatkan JRA ini sesuai dengan substansi masing-masing. Proses selanjutnya adalah memintakan persetujuan dari Kepala ANRI, terutama untuk lampiran yang berisi retensi aktif dan inaktif serta rekomendasi musnah atau simpan.  Persetujuan Kepala ANRI menjadi dasar bagi penyusunan substansi JRA urusan fasilitatif dan substantif. Berikutnya adalah pembahasan konsiderans dan batang tubuh yang dilakukan oleh Bagian Hukum, Kemenkumham dan lembaga kearsipan. 

                                  
Gb. 1. Suasana Harmonisasi Penyusunan Raperwal JRA Fasilitatif dan Substantif pembahasan pertimbangan filosofis, sosiologis, dan yuridis, yang mendasari penyusunan JRA. 
Tampak dalam gambar Tim Penyusun JRA dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta, dipimpin oleh arsiparis Nunuk Dwi HS, Tim Penelaah dari Kemenkumham dipimpin oleh ibu Rani, dan Tim Bagian Hukum yang dipimpin oleh bpk Zico. Tampak dalam gambar Tim Penyusun JRA dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta, dipimpin oleh arsiparis Nunuk Dwi HS, dan Tim Penelaah dari Kemenkumham dipimpin oleh ibu Rani. [nuk]