Penyusunan Guide Khazanah Arsip Organisasi Perangkat Daerah Pemerintah Kota Yogyakarta

Menurut UU 43 Tahun 2009 Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau lembaga kearsipan. Pada Tahun 2022 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Pemerintah Kota Yogyakarta melakukan kegiatan Penyusunan guide khazanah arsip statis OPD Pemerintah Kota Yogyakarta sejumlah 58 terdiri dari Dinas, Sekretariat, Bagian, Kecamatan, dan Kelurahan. Guide khazanah arsip statis merupakan sarana bantu untuk penemuan kembali arsip statis yang memuat uraian informasi mengenai khazanah arsip statis yang dimiliki dan disimpan oleh lembaga kearsipan.

Uraian informasi yang terkandung dalam guide khazanah arsip statis sekurang-kurangnya memuat:

  1. Sarana Temu Balik dengan Daftar Arsip atau Inventaris Arsip
  2. Judul Arsip 
  3. Media Arsip
  4. Jumlah Khazanah Arsip
  5. Tahun Pengolahan
  6. Isi Ringkas : Sejarah Perolehan Arsip dan Sejarah Organisasi

Untuk tahapan secara sistematik, bagan alur prosedur penyusunan guide khazanah arsip statis sebagai berikut

  1. Identifikasi Arsip bertujuan untuk mengetahui pencipta arsip, periode arsip, volume arsip, sistem penataan, dan kondisi fisik arsip.
  2. Penyusunan Rencana Teknis untuk menguraikan perkiraan rincian pelaksanaan meliputi jadwal kegiatan, langkah-langkah kegiatan, peralatan yang dibutuhkan, sumber daya manusia (SDM) dan biaya.
  3. Penelusuran Sumber Arsip yang dilakukan melalui daftar arsip statis dan inventaris arsip.
  4. Penulisan Guide Arsip Statis yang berdasarkan hasil identifikasi informasi pada daftar arsip statis yang disimpan pada lembaga kearsipan serta penulisan skema yang terdiri dari :
  • Judul
  • Kata pengantar
  • Daftar isi
  • Pendahuluan
  • Daftar pustaka
  • Uraian informasi
  • Indeks
  • Daftar singkatan
  1. Penilaian dan Penelaahan terhadap isi materi dan redaksi guide arsip statis yang disusun.
  2. Perbaikan atas Hasil Penilaian dan Penelaahan draft guide.
  3. Pengesahan oleh pejabat yang bertanggung jawab terhadap pengolahan arsip statis setelah Draft guide ditandatangani. [Hakim]