Arsip yang menurut  Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan , mempunyai arti sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip bisa menjadi sesuatu yang berarti mempunyai manfaat jika dikelola dengan baik dan benar karena akan sangat mudah di ketemukan ketika dicari dan dibutuhkan. Pengelolaan arsip yang meliputi pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis berkelanjutan sejak terciptanya hingga fase akhir nasib suatu arsip apakah musnah, statis, ataukah masih akan dinilai kembali. 

Suatu pengelolaan arsip haruslah menggunakan suatu cara tertentu yang menjadi kesepakatan bersama  di suatu tempat, untuk diterapkan dan bisa digunakan  oleh semua pihak pengguna arsip, bahkan sejak terciptanya arsip yang berupa naskah dinas. Sesuai Peraturan Walikota Yogyakarta nomor 96 tahun 2017 tentang pedoman pengelolaan arsip aktif yang tertuang dalam ketentuan umum, cara tertentu tersebut diantaranya adalah dengan pemakaian  kode klasifikasi yang berupa angka untuk menggolongkan naskah dinas berdasarkan masalah yang termuat di dalamnya dan merupakan pedoman untuk pengaturan, penataan, dan penemuan kembali. Untuk menjadi pegangan dan pedoman pemanfaatan  sebuah arsip, maka sangat perlu di buatkan daftar dari arsip-arsip yang disimpan tersebut yang menjadi petunjuk ketika kita ingin menemukan kembali di tempat di mana disimpan arsip tersebut.  

Dalam Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 48 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Inaktif  Di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta Pasal 7 ayat (2) tertuang penyusunan daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat informasi tentang : Pencipta arsip, unit pengolah, nomor arsip, kode klasifikasi. uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah, dan keterangan. Jika sudah lengkap seluruh informasi di isikan, seluruh pihak pengguna arsip akan mudah mendapatkan arsip yang diperlukan.

Prosedur penataan arsip inaktif  teratur melewati proses langkah langkah tahapan penataan arsip inaktif teratur, meliputi kegiatan: menentukan skema penataan arsip; mendeskripsi arsip; menyampul fisik arsip dengan kertas kising; manuver fisik berdasarkan deskripsi arsip yang meliputi kegiatan mengelompokkan fisik arsip berdasarkan klasifikasi arsip; memberikan nomor definitif fisik arsip; menata fisik arsip ke dalam boks; memberikan label pada boks arsip; menentukan lokasi penyimpanan arsip; mengatur boks arsip dalam rak; menyusun daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat informasi :1. pencipta arsip; 2. unit pengolah; 3. nomor arsip; 4. kode klasifikasi; 5. uraian informasi arsip; 6. kurun waktu; 7. jumlah; dan 8. keterangan.  Selanjutnya melakukan ujicoba penemuan kembali arsip dan; melakukan pencetakan dan penjilidan daftar arsip dan meminta persetujuan dari Kepala Unit Kearsipan.

Tahapan penataan arsip inaktif tidak teratur meliputi : melaksanakan survey arsip yang meliputi kegiatan identifikasi arsip, penyusunan skema penataan, penyesuaian struktur organisasi dan perhitungan volume arsip; melaksanakan pemilahan yang meliputi kegiatan pemisahan arsip dan non arsip serta rekonstruksi informasi arsip berdasarkan skema yang telah ditetapkan; mendeskripsi arsip; manuver fisik berdasarkan deskripsi arsip yang meliputi kegiatan mengelompokkan fisik arsip berdasarkan klasifikasi arsip; memberikan nomor definitif fisik arsip; menata fisik arsip ke dalam boks; memberikan label pada boks arsip; menentukan lokasi penyimpanan arsip; mengatur boks arsip dalam rak; menyusun daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat informasi:1. pencipta arsip; 2. unit pengolah; 3. nomor arsip; 4. kode klasifikasi; 5. uraian informasi arsip; 6. kurun waktu; 7. jumlah; dan 8. keterangan. Selanjutnya melakukan tahapan  melakukan ujicoba penemuan kembali arsip; melakukan pencetakan dan penjilidan daftar arsip dan meminta persetujuan dari Kepala Unit Kearsipan.

Untuk pengelolaan arsip statis sarana temu balik arsip menggunakan 3 (tiga) macam, yaitu guide, daftar arsip statis, dan inventaris arsip merunut sesuai Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 26 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengolahan Arsip Statis Di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. Daftar Arsip Statis berupa uraian deskripsi informasi yang paling sedikit memuat : nomor arsip, bentuk redaksi, isi ringkas, kurun waktu penciptaan, tingkat perkembangan, jumlah arsip, dan kondisi arsip. Daftar arsip statis bisa kita peroleh setelah kita melewati Prosedur penyusunan Daftar Arsip Statis sebagaimana dimaksud meliputi kegiatan sebagai berikut: mengidentifikasi informasi arsip statis yang akan diolah; menyusun rencana teknis berdasarkan identifikasi arsip; melaksanakan penelusuran sumber data tertulis dan referensi yang relevan dengan obyek arsip yan gakan dibuat daftarnya; menyusun skema sementara yang sistematis dan logis; melakukan rekonstruksi arsip yang sudah tersusun apabila penyusunan tidak tidak menggunakan prinsip aturan asli; melakukan deskripsi arsip statis sesuai dengan standar deskripsi.

yang berlaku secara nasional dan internasional; melakukan manuver/penyatuan informasi arsip secara manual maupun elektronik; menyusun skema definitif pengaturan arsip; memberikan nomor definitif berdasarkan skema definitif; melakukan manuver fisik dan penomoran arsip; melakukan penataan dalam boks arsip; memberikan label pada boks arsip; melakukan penulisan Daftar Arsip Statis; dan pengesahan Daftar Arsip Statis. Contoh Deskripsi Arsip Statis dalam lampiran I Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 26 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengolahan Arsip Statis Di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta :
Arsip dan Daftar Arsip atau sarana temu baliknya merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan untuk membantu mempermudah pekerjaan kita, sehingga kelengkapan informasi arsip yang ditulis sebagai isi daftar arsip merupakan faktor penentu yang sangat penting.

Sumber : 
1.    Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 48 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Inaktif  Di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta,
2.    Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 26 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengolahan Arsip Statis Di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. [Nunung]