Yogyakarta – 18/07/2022, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa, dan bernegara. Arsip dinamis COVID-19 adalah arsip yang berkaitan dengan penanganan COVID-19 yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Arsip statis COVID-19 adalah arsip yang berkaitan dengan penanganan COVID-19 yang sudah tidak digunakan secara langsung oleh pencipta arsip tetapi memiliki nilai guna kesejarahan (historical value) dan disimpan selamanya di lembaga kearsipan.

International Council on Archives (ICA) Bersama International Conference of Information Comminsioners ARMA International, CODATA Digital Preservstion Coalition Research Data Alliance, yang didukung oleh UNESCO Memory of the World and World Data System pada 4 Mei 2020 telah mengeluarkan pernyataan tentang COVID-19 kepada pemerintah, pelaku usaha, lembaga penelitian di seluruh dunia agar mendokumentasikan dan menyelamatkan peristiwa terkait COVID-19 untuk kepentingan sekarang dan masa depan, baik pada saat krisis berlangsung atau pasca krisis. Pernyataan ini berdasarkan prinsip kebijakan-kebijakan pemerintah harus didokumentasikan, data-data di semua sektor harus diamankan dan dilestarikan, dan keamanan, pelestarian dan akses kekonten digital harus difasilitasi selama penutupan. Untuk itu, Pemerintah Republik Indonesia segera menindak lanjuti pernyataan tersebut dengan mengeluarkan Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 62 Tahun 2020 tentang Penyelamatan Arsip Penanganan COVID-19 di Republik Indonesia.

Pandemi COVID-19 bersifat luar biasa dan berdampak luas bukan hanya pada sektor kesehatan melainkan juga pada aspek politik, ekonomi, sosial, budaya, pertahanan, keamanan, dan kesejahteraan masyarakat. Untuk itu, Sebagai tindak lanjut penerapan Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 62 Tahun 2020 tentang Penyelamatan Arsip Penanganan COVID-19 dalam mendukung akuntabilitas kinerja instansi pemerintah, Pemerintah Kota Yogyakarta mengeluarkan peraturan mengenai penanganan arsip COVID-19 di lingkungan Kota Yogyakarta yaitu Surat Edaran No 045/11968/SE/2020 Tentang Penyelamatan Arsip Penanganan Covid-19 Dalam Mendukung Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Untuk itu, Bagian Kearsipan Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Yogyakarta melaksanakan akuisisi arsip COVID-19 di 4 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yaitu Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Kota Yogyakarta, Dinas Kesehatan (Dinkes) Kota Yogyakarta, Dinas Sosial Tenaga kerja dan Transportasi (Dinsosnakertrans) Kota Yogyakarta, dan Bagian Kesejahteraan Rakyat (Kesra) Kota Yagyakarta. Proses akuisisi ini dilaksanakan oleh Arsiparis dimulai dari bulan Juni 2022 dan berakhir pada bulan November 2022.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam kegiatan akuisisi arsip COVID-19, pertama  survei  ke OPD, kedua pihak OPD menyiapkan arsip yang berkaitan dengan penanganan COVID-19, ketiga setelah arsip disiapkan dibuatkan daftar arsip yang akan diakuisisi dan membuat berita acara akuisisi arsip COVID-19. Untuk arsip yang masih aktif dibuatkan daftar arsipnya, setelah masuk fase inaktif arsip dapat dipindahkan ke pusat arsip (record center) pencipta arsip. Untuk arsip yang berkatagori permanen dan dinyatakan sebagai arsip statis dipindahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah Kota Yogyakarta sesuai dengan peraturan yang berlaku. Arsip yang diakuisisi berupa arsip tekstual, arsip foto, maupun arsip video. Kriteria arsip penanganan COVID-19 yang perlu diselamatkan meliputi arsip yang tercipta dalam rangka penetapan dan pelaksanaan kebijakan percepatan penanganan COVID-19, arsip yang tercipta dalam rangka pengkoordinasian dan pengendalian pelaksanaan kegiatan percepatan penanganan COVID-19, arsip yang tercipta dalam rangka pengawasan pelaksanaan percepatan penanganan COVID-19, arsip dalam rangka pengerahan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan percepatan penanganan COVID-19, arsip yang tercipta dalam rangka pelaporan percepatan penanganan COVID-19, arsip yang tercipta sebagai akibat atau dampak penanganan COVID-19 baik secara langsung maupun tidak langsung, dan arsip yang tercipta dalam upaya penanggulangan COVID-19 antara lain dan tidak terbatas pada inovasi, sarana dan prasarana/infrasutruktur, pengobatan/vaksin, perawatan pasien, penggunaan teknologi dan hasil riset. (Indah Cahyaningtyas, A.Md)