Salah satu upaya dalam rangka menjamin pelestarian arsip foto yang memiliki nilai guna tinggi adalah dengan dengan cara melakukan alih media arsip  foto. Maksud kegiatan alih media arsip foto adalah untuk melakukan preservasi arsip statis foto dengan cara alih media arsip. Tujuan kegiatan alih media arsip foto adalah memindahkan informasi yang tertuang dalam foto gambar ke dalam bentuk digital, membuat daftar arsip hasil alih media sebagai alat temu kembali arsip yang cepat dan akurat serta tercapainya efisiensi ruang simpan, biaya, waktu dan tenaga.
    Alih media arsip foto adalah  proses pengalihan dokumen foto yang dibuat atau diterima dari bentuk hard file (fisik) kedalam bentuk soft file (elektronik) untuk kemudian dapat dikelola menggunakan teknologi informasi.
    Pada tahun 2022 ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta sesuai dengan rencana kerja instansi mempunyai kegiatan alih media foto hasil pengolahan Sekretariat DPRD Kota Yogyakarta tahun 2020, dengan jumlah 2000 foto. Pelaksanaan kegiatan alih media foto dilaksanakan oleh Arsiparis dan Pranata Kearsipan di Jajaran Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta.