Mungkin terlintas di pikiran kita apabila menyebut arsip tentu yang terbayang adalah kertas lusuh atau dokumen yang kurang penting. Bahkan mungkin teringat dengan surat-surat yang pernah kita jumpai, seperti Surat Keterangan, Surat Perjanjian, Sertifikat Tanah, dan lain-lain yang bermedia kertas. Pernahkah di benak kita terpikir bahwa foto juga merupakan arsip? Kita ketahui bersama bahwa foto juga dapat menjadi alat bukti kekuatan hukum di pengadilan, karena sebenarnya foto itu adalah gambar yang berbicara. Dengan foto dapat mengingatkan dan mendokumentasikan suatu kejadian pada masa tertentu. Arsip foto adalah sekumpulan foto yang informasinya meliputi visualisasi kegiatan sesaat, rneliputi positif dan negatif yang diperoleh melalui proses fotografi dan berhubungan dengan arsip tekstual (sumber : Memahami Foto Sebagai Arsip, Esthi Kartikaningsih (Arsiparis Muda di Bidang Penyuluhan dan Layanan Jasa Kearsipan)).

Foto juga dikenal sebagai media ekspresi seni. Seorang fotografer akan membuat foto yang artistik baik dalam tema maupun cara yang dilakukan. Sebagai contoh foto tentang obyek bergerak. Tanpa teknik dan peralatan tertentu, obyek yang jelas dari jarak jauh belum tentu dapat diperoleh. Dalam hal ini, penggunaan lensa zoom dan tele mutlak diperlukan. Foto mendokumentasi suatu kejadian/kegiatan pada masa tertentu dan untuk tujuan tertentu. Tak lepas dari itu, untuk lebih mengetahui informasi yang terekam dalam foto perlu diuraikan dan dideskripsikan sedetail mungkin. Setiap arsip foto harus diberi informasi, seperti nama kegiatan, nama orang, tempat, serta nama benda dan tanggal kejadian agar dapat digunakan dengan jelas oleh pengguna arsip. 

Untuk memperoleh hasil pengelolaan arsip foto yang baik maka perlu dilakukan pengolahan arsip foto yang sesuai dengan kaedah kearsipan. Pada tahun 2022, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta mengolah arsip foto sebanyak ±2900 lembar dengan pengolah sejumlah 20 orang. Tujuan pengolahan ini adalah akses arsip foto dengan baik dan benar. Akses arsip foto adalah ketersediaan arsip foto sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip foto. (sumber : Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 40 tahun 2014 tentang Pengolahan Arsip Foto).

Seorang pengolah arsip foto sebaiknya bisa menguraikan atau menjabarkan informasi yang terkandung dalam foto tersebut agar informasi dapat tersampaikan sesuai dengan kenyataan yang terjadi pada waktu foto tersebut. Tulisan caption atau keterangan dalam foto sebagai informasi baku yang bisa diterjemahkan dalam pendeskripsian arsip. Terkadang foto tidak bisa menggambarkan kejadian pada masa lampau, sehingga perlu dilakukan wawancara atau penelusuran informasi dengan si pencipta arsip, baik itu perorangan atau lembaga. Informasi yang lengkap dan benar menjadi patokan utama dalam penelusuran arsip foto. Dengan pengolahan yang baik, arsip foto bisa menjadi pendukung sejarah perjalanan hidup suatu lembaga atau instansi dari masa ke masa.

Selain arsip foto bentuk positif atau konvensional, arsip foto saat ini tercipta dalam bentuk media elektronik. Adanya penciptaan arsip foto menggunakan media ini, maka arsip foto semakin mudah dibawa, dikirim, dan digandakan. Dengan penyimpanan arsip secara elektronik, mudah sekali mengirim arsip foto ke tempat yang sangat jauh sekalipun. Pengiriman arsip foto melalui media WhatsApp, Instagram, Facebook, atau media lain akan lebih praktis dan efisien tentunya. Saat ini dengan kecanggihan teknologi informasi penyimpanan arsip foto tidak lagi seribet masa lampau. Namun demikian, untuk lebih bisa menginformasikan informasi yang terekam dalam arsip foto sebaiknya dihiasi dengan caption atau keterangan gambar yang lengkap sesuai dengan kaedah kearsipan. Disisi lain, arsip foto elektronik akan mudah terhapus oleh siapapun beda dengan foto konvensional. Foto konvensional memang lebih tahan lama hingga ratusan tahun, apabila cara penyimpanannya baik dan benar. (Sugeng Purnomo)