Lembaga Kearsipan baik di lingkungan Pemerintah Pusat, Propinsi, Daerah Kabupaten/Kota memiliki tugas pokok melakukan kegiatan pengelolaan arsip statis yang dimilikinya hasil dari kegiatan akuisisi maupun menyerahan dari instansi/lembaga/organisasi baik negeri maupun swasta  yang menjadi binaannya. Arsip statis adalah arsip yang sudah dilakukan penilaian, berketarangan dipermanenkan, memiki nilai sejarah atau historis/nilai informasional/nilai efidensial/ dan atau nilai intrinsik atau memiliki nilai keunikan. Pengelolaan arsip statis bertujuan untuk memudahkan penemuan baik fisik maupun informasinya sewaktu-waktu diperlukan baik untuk kepentingan kedinasan, kepentingan umum maupun kepentingan penelitian dan sebagnya. Pengelolaan arsip statis menghasilkan antara lain Daftar Arsip statis, Inventaris Arsip Statis maupun Guide yang masing-masing fungsinya sama yaitu sebagai alat penemuan arsip statis sewaktu-waktu diperlukan. Dalam pengelolahan arsip statis sebagai contoh adalah pembuatan Daftar Arsip Statis. Dalam pembuatan Daftar Arsip Statis tahap yang dilalui salah satunya adalah pendeskripsian arsip yang mana dalam pendeskripsian arsip tersebut sekurang-kurangnya memuat informasi pokok yang tertera dalam arsip tersebut. menurut ISAD ada 6 ( enam ) kelompok pendeskripsian arsip statis yang meliputi:

1.  Kelompok yang menyatakan identitas arsip ( identitiy streatment area ) mencakup:

a.    kode referensi ( refrence code ( s ) ) atau lokasi;

b.    judul dar unit arsip yang dideskripsikan ( title ) ;

c.    tanggal arsip yang dideskripsikan ( dates of creation of the material ) ;

 tingkat pendeskripsian arsip ( level of description ): item, file, series, subseres,    subfons, fonds;

d.    ukuran atau banyaknya arsip yang dideskripsi ( extent of the unit of

description, qualities bulk od size ).

2.  Kelompok informasi yang berkaitan dengan konteks arsip ( contect area ) yang terdiri atas:

a.  nama badan atau individu dari arsip yang dideskripsikan ( name of creator ) nama/pencipta arsipnya;

b.  biografi individu atau administrasi dari lembaga atau badan yang membuat unit deskripsi arsip ( administration/biografi history );

c.   akumulasi tanggal dari arsip yang dideskrisi dengan memuat tanggal/tahun tertua sampai dengan termuda ( dates accumulation of the unit of the description );

d.  sejarah pergantian kepemilikan arsip yang berisi tentang catatan perubahan kepemilikan arsip ( custodial history ).

3.  Kelompok struktur dan isi dari arsip ( content and structur ) meliputi:

a.  Ruang lingkup isi atau abstraksi dari unit deskripsi arsip ( scope and content/abstract ) untuk  mengidentifikasi masalah yang tercakup di dalamnya  sehingga mempermudah pengguna dalam pencarian arsip pada hal yang relevan saja dengan yang dibutuhkan

b.  Informasi tentang penilaian, pemusnahan, dan Jadwal Retensi Arsip/JRA.

c.   Informasi yang berhubungan dengan dengan kemungkinan yang akan terjadi pada arsip yang dideskripsi.

d.  Sistem pengaturan arsip.

4.  Persyaratan agar arsip dapat diakses ( condition of acces and use area )meliputi:

a.  Status resmi ( legal status );

b.  Syarat pengakses ( acsess conditions );

c.   Syarat-syarat apabila arsip direproduksi untuk pihak lain ( cophyright/conditions governing reproduction );

d.  Informasi mengenai bahasa mayor yang terekam dalam arsip ( language of material );

e.  Informasi yang berkaitan dengan ciri-ciri fisik arsip yang dideskripsikan ( physical characteristics );

f.    Alat bantu untuk menemukan arsip yang diinginkan atau jalan masuk/istilah kearsipan ( finding aids ).

5.  Berhubungan dengan materi arsipnya ( allied material area ) meliputi:

a.  Lokasi arsip asli tersimpan  ( location of originals );

b.  Informasi tentang kopi arsip, baik dalam media yang sama maupun media yang lain ( existence of copies );

c.   Tunjuk silang untuk memperlihatkan adanya hubungan antar arsip yang dideskripsi/arsip yang disimpan;

d.  Informasi yang berhubungan dengan adanya tempat penyimpanan lain;

e.  Catatan bagi penerbit/publikasi yang menggunakan arsip sebagai sumber informasi.

6.  Informasi yang berkaitan dengan catatan informasi khusus yang belum diakomodasi dalam catatn atau deskripsi sebelumnya ( note ). 

Arsip statis tidak hanya berbentuk tekstual tetapi ada juga arsip statis berbentuk khusus misalnya arsip statis bentuk film. Adapun prosedur pengolahan arsip statisbentuk film adalah sebagai berikut:

1.    Survei Arsip

Survei arsip dalam kegiatan pengolahan arsip statis adalah proses pengumpulan data arsip film, data yang perlu dicatat oleh arsiparis dalam kegiatan survei adalah:

a.    pencipta arsip

b.    lokasi arsip

c.    jumlah

d.    tahun

e.    ukuran

f.     kondisi arsip 

Dalam melakuka kegiatan survei arsip, arsiparis dapat menggunakan formulir

survei arsip sebagai seperti contoh sebagai berikut:

1.  Pencipta arsip     :

2.  Lokasi arsip        :

3.  Jumlah                :

4.  Tahun                  :

5.  Ukuran                 :

6.  Kondisi arsip       :

7.  Pelaksana survei :

8.  Tanggal survei     :

9.   Tanda tangan     :

     Keterangan : formulir diisi sesuai keadaan dilokasi survei

2.    Persiapan

Sebelum kegiatan pengaturan arsip dilakukan, arsiparis atau pejabat unit kerja yang melaksanakan fungsi pengolahan arsip statis harus mempersiapkan prasarana dan sarana kearsipan yang dibutuhkan untuk mengolah arsip film sebagai berikut:

a.    Ruangan pengolahan arsip film yaitu ruangan yang digunakan untuk kegiatan pemilahan, pendeskripsian, entri data dan pengetikan finding aids.

b.    Sarana pengolahan arsip, yakni peralatan yang dibutuhkan untuk kegiatan pemilahan, pendeskripsian, entri data, pengetikan dan penataan arsip seperti meja sortir, kartu/formulir deskripsi, can/conteiner ( wadah untuk penyimpanan film ), label, komputer, rak, sarung tangan, masker, kajet kerja dan alat tulis kantor ( ATK ).

3.    Penataan Intelektual Arsip

Meliputi :

a.    Identifikasi Arsip, dilakukan untuk mengetahui konteks dan sistem penataan arsip film. Hal ini berkaitan dengan asal usul pencipta arsip yang dikenal dengan prinsip asal usul ( principle of provenance ).Sementara itu sistem penataan arsip dapat diketahui dengan memahami sistem penataan awal yang digunakan ketika arsip fil masih dinamis ( records ) ditata di lingkungan pencipta arsip.

b.   Penelusuran Sumber Data, dilakukan terhadap sumber-sumber tertulis yang relevan atau wawancara dengan pihak yang memahami dan mengetahui lembaga PPFN atau arsip fil yang menciptakannya. Hal ini sangat membantu arsiparis/ petugas yang mengelola dalam penyusunan skema pengaturan arsip dan pembuatan pendahuluan inventaris arsip film.

c. Pemilahan Arsip, dilakukan terhadap arsip film yang kondisi fisiknya baik dan yang rsak. Arsip fil yang kondisinya baik sebelum diolah informasinya/dideskripsi, terlebih dahulu dibersihkan ( rewashing ) dengan alat pembersih fil ( rewinder ). Sementara itu, arsip film yang rusak harus diperbaiki/direstorasi terlebih dahulu.

d.   Pendeskripsian Arsip, arsip film yang sudah dibersihkan atau diperbaiki segera dideskripsi informasinya. Mendeskripsi arsip film berbeda dengan mendeskripsi arsip konvensional/kertas karena dalam mendeskripsi arsip film diperlukan peralatan untuk mengoperasionalkan film sehingga dapat terlihat informasinya/gambarnya. Peralatan yang bisa digunakan untuk mendeskripsi arsip film antara lain adalah tele sine, steen back dan projector. Elmen data yang perlu dicatat ketika melakukan deskripsi arsip film adalah:Nomor reel,Tingkat kesulitan,Ukuran,Masa putar,panjang film, hitam putih/warna, suara, narasi, produksi, tahun produksi, pimpinan produksi, sutradara, copyright, series/subjek, file/sub subjek, dan isi informasi.

e.    Memasukkan film ke dalam can/conteiner

 Arsip film yang telah dideskripsi dimasukkan ke dalam can/conteiner ( wadah penyimpanan film ) sesuai dengan lebar dan panjang film.

f.     Pelabelan

Can/conteiner yang telah berisi film kemudian diberi label. Label dipasangkan pada bagian tengah dan sisi can/conteiner. Label arsip film pada bagian tengah dan sisi can/conteiner. Label arsip film pada can/conteiner memuat sekurang-kurangnya memuat informasi mengenai:

1.    nama pencipta arsip,

2.    tahun arsip,

3.    nomor can.

g.   Penyusunan draf daftar arsip dan inventaris arsip

Setelah arsip film selesai dimasukkan ke dalam can/conteiner dan diberi label. Kegiatan selanjutnya adalah membuat draf daftar arsip atau inventarsi arsip film sesuai yang diolah meliputi:

1.    Penyusunan draf daftar arsip film formatnya dibuat dengan model daftar berkolom dengan memuat elemen data, seperti nomor reel, tingkat keaslian, ukuran, masa putar, panjang film, hitam/putih, suara asli, narasi, tahun produksi, pimpinan produksi, sutradara, copyright, series, file dan isi informasi.

2.    Penyusunan inventaris arsip film

Format inventaris arsip film dibuat dalam model daftar berkolom. Pembuatan inventarsi arsip film pada lembaga kearsipan umumnya merupakan pengembangan dari suatu daftar arsip foto. Namun arsiparis/petugas yang mengolah dapat menyusun nventaris arsip film secara langsung tanpa harus melalui penyusunan daftar terlebih dahulu. [Lastini]