Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta Divisi Kearsipan, di akhir tahun 2021 telah  menyelesaikan kegiatan penyusunan Pedoman Kearsipan tentang Pengelolaan Arsip Terjaga yang ditetapkan dengan Peraturan Walikota Yogyakarta, yaitu Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 127 Tahun 2021 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Terjaga, Penyusunan pedoman ini dilakukan oleh Arsiparis, pejabat struktural di Divisi Kearsipan juga melibatkan  perangkat daerah dan unit kerja lainnya, diantaranya dengan personil dari Bagian Hukum Setda Kota Yogyakarta.

Pengertian arsip terjaga yang diatur dalam Peraturan Walikota Yogyakarta ini adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya. Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 127 Tahun 2021 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Terjaga ini dimaksudkan adalah dalam rangka melaksanakan Pengelolaan Arsip Terjaga di Daerah, sedangkan tujuannya adalah untuk melindungi dan menyelamatkan Arsip Terjaga di Daerah.

Ruang lingkup dari pengaturan Peraturan Walikota Yogyakarta ini meliputi : a). tanggung jawab pimpinan pencipta arsip, b). tanggung jawab pimpinan LKD, c). jenis dan katagori arsip terjaga di wilayah daerah, dan d). pengelolaan.

Pimpinan pencipta arsip bertanggungjawab memelihara, melindungi dan menyelamat arsip yang termasuk dalam katagori Arsip terjaga serta  memberkaskan  dan  melaporkan arsip yang termasuk dalam katagori Arsip terjaga kepada pimpinan LKD paling lama 1 (satu) tahun setelah pelaksanaan kegiatan serta wajib menyerahkan salinan autentik dari naskah asli Arsip Terjaga kepada LKD paling lama 1 (satu) tahun setelah dilakukan pelaporan. Sedangkan LKD bertanggung jawab menerima Arsip Terjaga yang diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip, memelihara, melindungi dan menyelamatkan Arsip Terjaga serta melaporkan kepada Kepala ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah penyerahan.

Pada dasarnya arsip terjaga termasuk dalam arsip tingkat satu yang merupakan arsip dinamis, dan tercipta dalam berbagai macam bentuk dan media yang tergantung dari fungsinya yang terdiri dari : a). arsip mengenai kependudukan, yang terdiri dari : - data base kependudukan dan sistem informasi administrasi kependudukan, - arsip tentang penetapan parameter pengendalian penduduk dan – arsip tentang status kewarganegaraan, b). arsip perjanjian internasional, yang terdiri dari : - arsip tentang proses penyusunan perjanjian internasional dari lembaga pemrakarsa, - arsip tentang proses konsultasi dan koordinasi di kementerian luar negeri, dan – arsip tentang proses pembuatan perjanjian internasional yang dimulai dari draft, counterdraft, dan draft final sampai dengan pengajuan permohonan full power dari perjanjian internasional, c). arsip tentang masalah-masalah pemerintahan yang strategis, yang meliputi : - arsip tentang ketersediaan ketahanan dan kerawanan pangan daerah, - arsip tentang hak atas kekayaan intelektual khususnya hak cipta, - arsip tentang investasi pembangunan infrastruktur daerah, dan arsip tentang regulasi atau deregulasi penanaman modal dan investasi.

Selanjutnya dalam Peraturan Walikota Yogyakarta ini juga mengatur tentang teknik pengelolaan Arsip terjaga  yang diuraikan pada lampiran yang terdiri dari a). identifikasi, b). pemberkasan, c). pelaporan, dan d). penyerahan. [Irwan Ismail]